OneDrive for Business (part 1)

Erik van Veenendaal

De komende weken zal ik u met een drietal blogs uitleggen wat OneDrive for Business kan betekenen voor uw organisatie. Onderwerpen zoals business outcomes, beleid, beveiliging & compliance, én de technische oplossingen om dit mogelijk te maken voor ieder werkplekconcept zullen behandeld worden.

De volgende blogs kunt u de komende weken verwachten:

  • OneDrive for Business als vervanging van uw home directory: Een trilogie ten goede van de business outcomes. In deze eerste blog zal ik de voordelen van OneDrive for Business uiteenzetten, voor zowel uw eindgebruikers als uw IT-afdeling.
  • OneDrive for Business: Uw beveiliging op orde. De tweede blog gaat over onderdelen die vanuit uw informatiebeleid belangrijk en actueel zijn, mede vanuit de GDPR/AVG.
  • OneDrive for Business: Voor iedere werkplekomgeving een juiste fit. In de derde en laatste blog behandel ik de technische oplossingen voor de verschillende werkplekomgevingen en de afwegingen die hierbij gelden.

Waarom OneDrive for Business ?

OneDrive for Business is een persoonlijke file storage service. Gebruikers kunnen bestanden opslaan en overal toegang krijgen tot deze bestanden. Er is voor alle gebruikelijke apparaten een OneDrive Client beschikbaar om bestanden te synchroniseren en ook offline te kunnen gebruiken. Daarnaast kun je vanuit OneDrive bestanden delen met anderen, binnen of buiten je eigen organisatie.

Vanuit de business outcomes zal OneDrive for Business bijdragen in de productiviteit en tevredenheid van uw eindgebruikers én de professionaliteit naar de externe klanten en partijen waarmee u informatie uit deelt. Uw data (de bestanden) kan met verschillende methoden beveiligd worden, op basis van uw beleid kunnen passende maatregelen worden ingeregeld. Maar hierover zal ik in de tweede blog meer vertellen.

Vanuit het perspectief van de eindgebruiker

De eindgebruikers, de klanten van de IT-afdeling, hebben voornamelijk belang bij prettig en efficiënt werken. Vanuit het perspectief van de eindgebruiker zijn beweegredenen om OneDrive for Business te gaan gebruiken dan ook voornamelijk geënt op de functionaliteiten en mogelijkheden die OneDrive biedt ten opzichte van de traditionele home directory. Een opsomming van voorbeelden die voor de eindgebruikers van toegevoegde waarde zijn, en met een traditionele home directory niet mogelijk is:

  • Overal en vanaf elk apparaat toegang tot bestanden. Via de browser kan apparaat onafhankelijk de data benaderd worden zonder dat de bestanden gesynchroniseerd worden. Met de OneDrive applicatie kunnen bestanden gesynchroniseerd worden voor offline toegang en gebruik van native functies van het apparaat, zoals foto's maken of een notitie in een document toevoegen.
  • Op het moment dat bestanden in OneDrive staan kunnen bestanden gedeeld worden met internen binnen uw organisatie en externen buiten uw organisatie. Deze toegang kan bestaan uit alleen lezen of ook het bewerken van documenten. Wanneer de toegang niet meer nodig is kunt u deze terugtrekken. Voor het delen met externen zijn verschillende gradaties om de juiste controle te behouden. In de tweede blog over beveiliging zal ik hier meer over vertellen.
  • Wanneer bestanden gedeeld worden kunnen uw gebruikers ook samenwerken aan deze documenten met andere personen, wederom zowel met personen binnen als buiten uw organisatie. Met de mogelijkheden van bijvoorbeeld Microsoft Word zorgt dit ervoor dat er met meerdere personen gelijktijdig een Word document bewerkt kan worden.
  • Een extra bijkomstigheid bij het gebruik van Microsoft Office 365 ProPlus is dat binnen de Office-pakketten de optie AutoSave ervoor zorgt dat wijzigingen continu en direct opgeslagen worden. Dit betekent geen dataverlies meer, ook niet van een paar minuten. Indien nodig kunnen gebruikers zelf een eerder opgeslagen versie herstellen.
  • Uw gebruikers hoeven geen of nauwelijks rekening te houden met quota die voorheen mogelijk wel aanwezig waren. En kunnen gebruikers ook genieten van alle integraties met diverse extra mogelijkheden vanuit Office 365. Zoals Delve, waarmee de gebruiker gewezen wordt op voor hem of haar relevante content uit OneDrive, SharePoint en eigen e-mailbijlagen. Maar ook Flow, waarmee de gebruiker bepaalde acties via een workflow kan automatiseren.

Vanuit het perspectief van de IT-afdeling

Voor de IT-afdeling is gebruikerstevredenheid uiteraard één van de belangrijkste drijfveren. Maar wanneer gekeken wordt naar OneDrive is daarnaast beveiliging voor de IT-afdeling zowel een aandachtspunt als een reden om OneDrive te gebruiken. In de tweede blog ga ik hier dieper op in; één van de voornaamste motivaties van deze stelling is dat ondanks dat bestanden mogelijkerwijs met externen gedeeld worden, de IT-afdeling toch meer in controle is. Vanuit de IT-afdeling zijn onderstaande voorbeelden dan ook redenen om OneDrive for Business te implementeren:

  • Een onderwerp dat al een aantal jaar op de agenda staat, maar nog steeds actueel is het voorkomen van Shadow IT. Daar waar bestanden gedeeld worden via bijvoorbeeld Dropbox of WeTranfer diensten, of bestanden naar willekeurige personen worden gemaild waar de helft het document nooit leest, zorgt OneDrive for Business ervoor dat u meer in controle bent.
  • Een neveneffect van Shadow IT is dat er meerdere kopieën van bestanden ontstaan. Gevolgen hiervan zijn fouten, dataverlies en inefficiëntie aangezien er tijd en/of data verloren gaat. Een "Single source of truth" is essentieel voor data, en OneDrive for Business maakt dit mogelijk.
  • Wanneer uw organisatie steeds meer Cloud en SaaS (web)applicaties adopteert, zorgt OneDrive for Business ervoor dat uw gebruikers hun bestanden eenvoudig kunnen benaderen zonder ingewikkelde VPN-constructies, data uitwissel scripts, etc. Steeds meer aanbieders bieden ondersteuning om direct te verbinden met OneDrive for Business.
  • Het migreren van de home directories betekent dat er minder opslagcapaciteit vanuit uw datacenter benodigd is, dit geldt uiteraard ook voor de back-up voorziening. Daarnaast kunnen herstelwerkzaamheden van bestanden en mappen door eindgebruikers zelf of door uw servicedesk uitgevoerd worden.
  • De beveiliging en compliancy tools die zijn inbegrepen met OneDrive for Business, Office 365 en EM+S, zijn waardevolle hulpmiddelen om inzicht en grip te krijgen op uw data. Dit is interessant vanuit bijvoorbeeld de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR). In de volgende blog "OneDrive for Business: Uw beveiliging op orde", zal ik daar verder op ingaan, om aan te geven welke tools ingezet kunnen worden om deze inzichten te krijgen én met welke gradaties de toegang tot OneDrive beveiligd kan worden.

OneDrive for Business Online

In de blogs wordt uitgegaan van de OneDrive for Business Online variant, welke als Software as a Service (SaaS) dienst bij Microsoft af te nemen is. OneDrive for Business is in twee verschillende abonnementsvormen beschikbaar. Het O1 abonnement bevat alle (basis)functionaliteiten. Het O2 abonnement heeft vanuit Security & Compliancy twee extra opties, namelijk Data Loss Prevention en eDiscovery. Veel organisaties nemen Office 365 en/of Enterprise Mobility + Security (EM+S) abonnementen af van Microsoft omdat dit complete suites zijn met meerdere producten. Het O1 abonnement is inbegrepen in Office 365 E1, en het O2 abonnement is inbegrepen vanaf Office 365 E3 en in alle EM+S abonnementen.

Wilt u naar aanleiding van dit blog meer informatie over OneDrive for Business, neem dan contact op met uw PQR-accountmanager of via info@pqr.nl.

Erik van Veenendaal

Senior consultant

>> meer blogs

Reacties

Reactie toevoegen