Toen Erik de Roo vijf jaar geleden startte als Manager Informatisering & Automatisering bij Zorggroep Apeldoorn, trof hij een ICT-landschap aan dat allesbehalve toekomstbestendig was. “Er lag een rapport waaruit bleek dat eigenlijk alles vervangen moest worden,” vertelt Erik. “We deden alles nog on-premises met verouderde versies. Het was zelfs zo dat we in 2023 nog met Exchange over moesten naar een nieuwe versie, omdat de ondersteuning stopte. We liepen gewoon zwaar achter.”
Erik de Roo, Manager Informatisering & Automatisering
De uitdaging: van ondergeautomatiseerd naar modern en veilig
De grootste pijnpunten? Trage systemen en slechte wifi. “Het belangrijkste was dat de wifi niet goed werkte en dat de systemen traag waren,” zegt Erik. Voor een organisatie met meerdere locaties was dat een serieuze belemmering. Erik besloot het roer om te gooien: een vijfjarenplan om de basis op orde te brengen, inclusief infrastructuurverbetering, cloudmigratie en outsourcing.
“We hebben een glasvezelring aangelegd. Locaties gingen van 256 Kbps naar 10 Gbps. Mensen wisten niet wat hen overkwam,” glimlacht Erik. “Van ondergeautomatiseerd waren we in één keer goed geautomatiseerd.”
De keuze voor PQR: denken in oplossingen
Zorggroep Apeldoorn werkte al jaren met PQR als softwareleverancier, maar voor deze transformatie zochten ze een partner die verder ging. “We hebben een longlist gemaakt van tien IT-bedrijven en deze teruggebracht naar vijf. Onze vraag was simpel: wij willen compleet ontzorgd worden,” legt Erik uit. Waarom viel de keuze op PQR? “Omdat zij denken in oplossingen in plaats van problemen. Toen wij zeiden: we moeten eerder over naar een nieuwe versie van Exchange, zei PQR: dat moeten we kunnen doen. Ze keken ook heel goed naar licenties en deden voorstellen waardoor we niet te veel betaalden.”
Implementatie: adoptie door eigen mensen
De implementatie van de nieuwe werkplek verliep boven verwachting goed. “Maar, wij hebben daar zelf ook een sterke rol in genomen,” benadrukt Erik. Het geheim? De inzet van ‘digiteachers’: collega’s zonder echte IT-achtergrond, maar met de juiste affiniteit, die gebruikers in begrijpelijke taal uitleg gaven. “We hebben nog steeds drie digiteachers. Daarmee heb ik het destijds ook aan het bestuur verkocht: als mensen vragen hebben, komen we terug om het opnieuw uit te leggen. Dat doen we nog steeds.”
Deze aanpak zorgde niet alleen voor een soepele adoptie, maar ook voor vertrouwen. “Ik heb meegemaakt dat iemand huilend zei: dit ga ik nooit leren. Toen heb ik gezegd: wij gaan ervoor zorgen dat je het wel leert. En je mag altijd bij ons terugkomen.”
Resultaten en toekomstvisie
De samenwerking met PQR omschrijft Erik in één woord als: “Partnership. Ik voel me geen klant, ik voel dat we samenwerken en dat doen we op alle niveaus.” Het resultaat? Een stabiele, moderne IT-omgeving en tevreden medewerkers. “We hebben het niet gemeten, maar dat is wat we horen in de reacties: we werken gestructureerder.”
Maar Erik kijkt verder. “Ik wil dat de zorgmedewerker veel minder achter een scherm zit. Als ze al een scherm gebruiken, dan praten ze. We willen AI inzetten, bijvoorbeeld door middel van spraakgestuurd rapporteren en slimme alerts vanuit het ECD. Tijdswinst en kwaliteitsverbetering, daar kun je IT voor inzetten. We doen met PQR nu inspiratiesessies voor Microsoft Copilot.”
Ook security staat hoog op de agenda. “We moeten voldoen aan NIS2, dus van zero trust tot SIEM SOC. Het was een no-brainer om SIEM SOC bij PQR af te nemen. We werden geïnspireerd door een event waarin een ransomware-aanval werd gesimuleerd. Toen besloten we snel dat we hier stappen in moesten nemen.”
Lees meer over security bij PQR
De impact: IT als enabler voor betere zorg
Erik vat het krachtig samen: “Alles wat je kunt doen om cliënten beter te ondersteunen en om naastenparticipatie hoog te houden, daar zet je IT voor in. Ik ben nu zelf ook een naaste van een cliënt en zie dat er nog veel te winnen is. Als ik ooit vertrek, is het nog niet klaar, maar dan heb ik wel veel gedaan. Daar ben ik trots op.”