Equalit brengt gebruikersgroepen in kaart door het opstellen van persona’s
Equalit is een ICT-samenwerkingsverband van en voor lokale overheden. De organisatie faciliteert 12 deelnemers, waaronder gemeente Zundert. Door kennis en krachten te bundelen, bouwen en ontwikkelen ze samen digitale oplossingen om de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te optimaliseren. Voor het uitvoeren van een Sharepoint datamigratie, schakelde Equalit de expertise in van PQR. Om deze transitie zo soepel mogelijk te laten verlopen, werden er op advies van PQR eerst een aantal persona’s opgesteld om richting te geven aan het overgangsproces bij deze aankomende datamigratie.
Het belang van persona’s voor een succesvolle datamigratie
Equalit kreeg vanuit gemeente Zundert de vraag om een Sharepoint datamigratie uit te voeren, waardoor contact werd opgenomen met PQR. Het advies van PQR luidde om voorafgaand aan de migratie allereerst een traject te starten om persona’s te definiëren; fictieve personages die de verschillende gebruikersgroepen vertegenwoordigen en inzicht geven in hun behoeften en doelstellingen. Dit met het doel om goed te anticiperen op de behoeften en verwachtingen van de verschillende gebruikersgroepen en gedurende het adoptieproces gerichte communicatie en ondersteuning te bieden.
Lieke van Dongen, communicatie professional bij Equalit vertelt hierover: “Vanuit onze deelnemende gemeenten waren er reeds eerder persona’s opgesteld. Deze waren echter talrijk, niet compleet en daardoor onoverzichtelijk. Op advies van PQR besloten we de bestaande persona’s te herzien en opnieuw te definieren. Op deze manier konden we onze doelgroep duidelijk in kaart brengen en ons goed voorbereiden op de komende datamigratie.”
Doelgroeponderzoek voor het ontwikkelen van persona’s
Equalit, gemeente Zundert en PQR werkten vervolgens nauw samen om de persona’s te ontwikkelen. Er werd een onderzoekstraject gestart en door middel van onder meer interviews werden waardevolle inzichten verzameld.
Lieke: “Bij Equalit kreeg iedere medewerker de mogelijkheid om aan te sluiten bij de werkgroep. Met een groepje enthousiaste collega’s werden we nauw betrokken en meegenomen in het gehele proces. We begonnen met verschillende sessies van PQR waarin duidelijk werd wat het adoptieproces voor gemeente Zundert inhoudt, en wat het belang is van het doelgroeponderzoek en het opstellen van persona’s. Dit was namelijk een nieuw onderwerp voor de meeste collega’s. Het was leuk om te zien dat dit voor iedereen steeds meer vorm kreeg en we gedurende het hele proces konden meedenken over de invulling hiervan. PQR nam interviews af met een zeer diverse groep medewerkers met verschillende werkzaamheden, digitale vaardigheden en werkpleklocaties, zowel werkzaam bij Equalit als bij gemeente Zundert. Aan de hand hiervan werden een aantal persona’s opgesteld.
Hierop volgde een workshop, waarbij we feedback konden geven op de persona’s en de bijbehorende kernwaarden. Dit resulteerde uiteindelijk in zes type persona’s die worden gebruikt bij het adoptieproces behorende bij de datamigratie.”
“Een succesvolle datamigratie is niet alleen afhankelijk van technische aspecten, maar ook van het begrijpen van de gebruikers en hun behoeften. Het is van essentieel belang om de verschillende gebruikersgroepen binnen de organisatie te identificeren, en in kaart te brengen welke uitdagingen ze mogelijk zullen tegenkomen tijdens de migratie.”
Bas van Baalen, Adoptie consultant en Verandermanager bij PQR
Geslaagde samenwerking tussen Equalit en PQR
De samenwerking tussen Equalit, gemeente Zundert en PQR is een mooi voorbeeld van hoe het opstellen van persona’s een belangrijke rol speelt bij het realiseren van een soepele datamigratie. Doordat Equalit een duidelijk beeld heeft van de verschillende gebruikersgroepen, kan de datamigratie zorgvuldig worden afgestemd op hun behoeften. Bovendien worden mogelijke problemen vroegtijdig gesignaleerd en opgelost.
Lieke benadrukt het belang hiervan: “Het opstellen van persona’s biedt absoluut een meerwaarde. Allereerst creëert het draagvlak door medewerkers vroegtijdig bij het proces te betrekken. Daarnaast stelt het ons in staat om het adoptieproces heel nauwkeurig in te richten, omdat we inzicht hebben in de specifieke kenmerken en behoeften van onze medewerkers. Wij dachten namelijk dat we onze doelgroep goed kenden, maar dankzij de interviews die PQR heeft afgenomen, hebben we dit écht goed in kaart kunnen brengen.
Eén van de grootste voordelen is dat we deze persona’s op elk project kunnen toepassen. Aangezien onze ICT diensten en producten voortdurend ontwikkelen, helpen de uitgewerkte persona’s ons om continu voor ogen te houden of we voldoen aan alle behoeften van de verschillende gebruikersgroepen. We willen de persona’s ook gebruiken bij de andere gemeenten in ons samenwerkingsverband, waarbij we zorgvuldig bekijken welke persona’s passend zijn bij elke specifieke gemeente. Deze aanpak draagt zeker bij aan het succes van onze werkzaamheden.
We zijn dan ook zeer tevreden over dit project en de samenwerking met PQR. Zij hebben goed met ons meegedacht en ons van begin tot einde hebben meegenomen en ondersteund in het proces!”
