Het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis (ETZ) is een topklinisch opleidingsziekenhuis en traumacentrum met drie locaties in Tilburg en Waalwijk. In 2020 moest de e-mail omgeving van ETZ worden vervangen. De Exchange 2013-omgeving was end of life en ook de fysieke hardware was aan vervanging toe.
ICT-uitdagingen in de zorg: meer met minder
Dennis Groen, senior projectleider bij ETZ: “Als ziekenhuis willen wij toekomstbestendige zorg kunnen blijven bieden. Daarbij is er een sterk groeiende behoefte, die we met dezelfde capaciteit moeten invullen. Dat is dus een grote uitdaging. We kijken continu hoe technologie kan helpen het zorgproces te ondersteunen en hoe we met ICT het werk voor onze collega’s zo makkelijk mogelijk kunnen maken.”
De keuze voor Exchange Online en Microsoft 365
ICT-adviseur Franz Steinhauser: “Ons uitgangspunt is: als onderdelen van de ICT essentieel zijn voor de zorg die wij verlenen, dan gaat het niet naar de cloud. Voor alle andere ICT kijken wij naar mogelijkheden om die als een dienst af te kunnen nemen. De complexiteit van de onderliggende infrastructuur neemt steeds verder toe en zaken als technisch beheer hebben niet de focus als het systemen betreft die niet noodzakelijk zijn voor ons primaire proces: het leveren van buitengewone zorg. De combinatie van Exchange Online en Microsoft 365 was voor ons dus een logische keuze. Net als veel andere organisaties moesten we in coronatijd bijvoorbeeld veel meer gaan thuiswerken en videobellen. Het feit dat applicaties zoals SharePoint en Teams integraal onderdeel zijn van Microsoft 365, was een extra bevestiging van onze keuze.”
De samenwerking met PQR
ETZ heeft bij een aantal Microsoft-partners een uitvraag gedaan voor de migratie naar Exchange Online. Na een zorgvuldige evaluatie is voor PQR gekozen. Franz Steinhauser: “PQR had het beste en meest complete voorstel. Daarnaast hadden wij al een nauwe samenwerking met PQR in een aantal eerdere projecten, waardoor ze onze organisatie heel goed kennen. Uiteraard kijken wij ook kritisch naar de kosten en door de kortere doorlooptijd sprong het voorstel van PQR er ook aan de kostenkant goed uit.”
Dennis Groen: “Dit project werd vanuit PQR begeleid door een lead consultant en vanuit ETZ hebben we een projectteam samengesteld. Daarin waren de belangrijkste ICT-disciplines vertegenwoordigd die raakvlakken hebben met de Exchange-omgeving: specialisten op het gebied van onder andere infrastructuur, firewalls, antivirus en uiteraard e-mail.”
Bijzondere aanpak
Omdat de migratie tijdens de COVID-19 pandemie plaatsvond moest er op afstand worden samengewerkt. Dennis Groen: “We hebben besloten om elke dag te overleggen via Teams. Dat werkte ontzettend goed. Als je elke dag deelt waar je staat, wat de lopende acties zijn en waar je tegenaan loopt dan hou je alle disciplines in sync en worden eventuele problemen heel snel opgelost. Daarnaast bood het ruimte voor informeel contact. Deze factoren hebben gezorgd voor een ongelooflijk nauwe samenwerking en een snelle voortgang. Een mooi voorbeeld van hoe je online heel snel kan schakelen en perfect kan samenwerken.”
Voordelen
De adoptie van Exchange Online en Microsoft 365 biedt ETZ een aantal belangrijke voordelen. Als gevolg van migraties en fusies had het ziekenhuis een gefragmenteerd licentieportfolio, wat in samenwerking met PQR kostentechnisch is geoptimaliseerd.
Franz Steinhauser: “Die voordelen zien we op meerdere vlakken terug. Onze functionele Exchange beheerders zijn productiever geworden omdat ze geen technisch beheer van de Exchange software en servers meer hoeven te doen. Daarnaast hebben wij een aantal applicaties kunnen consolideren. We gebruikten bijvoorbeeld een aparte applicatie voor video consulten, die we dankzij Teams hebben kunnen uitfaseren. De koppeling van Teams met Outlook agenda’s vergroot de snelheid en efficiency van medewerkers bij vergaderingen.”
De ervaringen met PQR
Frank Goverde: “Alles draait nu tot volle tevredenheid. De migratie is voortreffelijk gegaan, eigenlijk nog beter dan verwacht. We hebben hier en daar wel wat vertraging opgelopen door corona, en het bepalen van beleidsaspecten voor onze nieuwe omgeving.” Senior IT specialist Pedro van Vliet vult aan: “De consultant Marcel van Klaveren van PQR heeft ons daar geweldig bij geholpen. Hij heeft niet alleen heel veel technische kennis, maar ook zijn beschikbaarheid en betrokkenheid waren uitmuntend. Hij reageert altijd snel, ook na afronding van het project.”
Franz Steinhauser: “De prettige en informele samenwerking is kenmerkend voor PQR. Maar het was ook verrassend hoe snel ze extra collega’s bij kunnen schakelen wanneer dat nodig is. We hadden vooraf niet echt in de gaten hoe complex onze e-mail omgeving eigenlijk was. Sommige collega’s gebruikten mailboxen op hele creatieve manieren, waardoor het lang duurde om die te migreren. Dat soort erfenissen daar loop je tegenaan in het project, maar wij hadden het voordeel dat we PQR aan boord hadden. Die konden meteen meedenken over de oplossing. Mijn ervaringen sluiten volledig aan bij de gunning van de opdracht aan PQR: het goede gevoel is gedurende het project bewaarheid.”
Dennis Groen: “We hebben na afloop met Microsoft een health check gedaan op het PQR design van onze nieuwe omgeving en dat scoorde echt goed. Ik heb het als een fijn project ervaren.”
Marcel van Klaveren, lead consultant bij PQR voegt toe: “Ik heb dit project opgepakt met een team gedreven mensen van ETZ. We trokken als magneten naar elkaar toe en hielpen elkaar echt om het lopend te houden. Uiteindelijk hebben we daardoor meer voor elkaar gekregen dan in de oorspronkelijke scope van het project was bepaald. Wat mij betreft een mooi bewijs dat als je allemaal toppers bij elkaar zet, je excelleert in kwaliteit.”
Vervolgstappen
Dennis Groen: “Nu het project is overgedragen aan beheer, kijken we als organisatie welke functionaliteit van Microsoft 365 we nog meer kunnen omarmen. ETZ wil maximaal profiteren van digitale technologie. Het streven is om onze zorgprocessen zo goed mogelijk met ICT te ondersteunen op een manier die vriendelijk is voor zowel medewerkers als patiënten. PQR heeft daarvoor een perfecte basis neergezet.”
Franz Steinhauser vult aan: “Daarnaast zoeken we naar manieren om onze nieuwe Microsoft-omgeving vanuit technisch en functioneel perspectief meer uit te nutten. We gebruiken SharePoint door de hele organisatie heen en verwachten een enorme winst te behalen als we naar OneDrive en SharePoint online overstappen.”
Heeft u vragen over het optimaliseren van de werkplek of andere vragen over (hybride) cloud, security of netwerk? Neem contact op met PQR.