Bartiméus is een Nederlandse organisatie die zich inzet voor mensen die slechtziend of blind zijn. Met een missie om ervoor te zorgen dat iedereen met een visuele beperking het leven kan leiden dat bij hen past (100% leven), biedt Bartiméus een breed scala aan diensten. Van persoonlijke begeleiding en ondersteuning op school, wonen, tot aan het werk en het bevorderen van een toegankelijke maatschappij.
Naar een moderne zorgwerkplek op basis van Windows 11
Toen Microsoft voor het Windows 10 besturingssysteem End of Life aankondigde, onderzocht het IT-team van Bartiméus op welke manier zij haar endpoints op de meest efficiënte en toekomstbestendige manier kon uitrollen.
De organisatie wilde met dit project een aantal doelen bereiken. De eerste was het realiseren van een toekomstbestendige werkplek gebaseerd op Windows 11. Voor hogere efficiency moesten de werkplekken volledig geautomatiseerd geïnstalleerd en geconfigureerd kunnen worden. De feitelijke levering van werkplekken aan medewerkers moest zonder tussenkomst van systeem- en werkplekbeheer mogelijk zijn. En tot slot wilde Bartiméus dat de Microsoft 365-suite binnen de organisatie effectiever gebruikt zou gaan worden door de medewerkers digivaardiger te maken.
De keuze voor PQR
Bestuurssecretaris Marcel Dopper was tijdens dit project de interim IT-manager van Bartiméus. “Onze uitvraag was gericht op ondersteuning voor de upgrade en implementatie van Windows 11. Maar er speelde op de achtergrond meer mee. We zochten namelijk een leverancier waarmee we een langdurige relatie konden opbouwen binnen het domein werkplek en infrastructuur. En deze Windows-migratie zagen we als een mooie testcase voor die samenwerking.”
Interim ICT-coördinator Hayscen de Lannoy was de projectleider vanuit Bartiméus. “We hebben PQR en zes andere partijen uitgenodigd. We hadden natuurlijk eerst onze selectiecriteria bepaald. Belangrijk was dat onze partner affiniteit en ervaring moest hebben met de zorg. Daarnaast moesten ze expertise hebben rond Microsoft en de cloud. En omdat we in de toekomst mogelijk bepaalde werkzaamheden willen uitbesteden, moest onze partner ook managed services aanbieden. Op basis van hun score op alle aspecten, en de klik die wij met hun mensen hadden, hebben we gekozen voor PQR.”
De aanpak
PQR ontwikkelde een plan van aanpak op basis van de eisen en wensen van Bartiméus. Hayscen de Lannoy: “In een aantal workshops ging PQR met ons dieper op de techniek in: wat gebruik je, en wat heb je nodig? Op basis daarvan maakte PQR voor ons het maatwerk-ontwerp voor onze moderne werkplek.”
Adoptie van de moderne zorgwerkplek
De adoptie van de nieuwe werkplek was een belangrijk onderdeel van het project. Adoptie eigenaar Windows 11 Sandra van der Meijde: “We gebruiken al heel lang Microsoft 365, maar we hebben niet altijd even veel tijd besteed aan de uitrol en adoptie daarvan. Onze collega’s die direct met cliënten werken hebben passie voor de zorg en niet altijd voor ICT. We zagen daardoor dat mensen met veel ICT-affiniteit te ver voor gingen lopen op anderen. In dit project wilden we ook de kennis van onze basis en startende gebruikers verbeteren.”
Marcel Dopper vult aan: “Daar hebben we iets leuks voor verzonnen. Onze afdeling Leren & Ontwikkelen heeft medewerkers een test laten doen om hun ICT-kennis in kaart te brengen. Dat gaf
direct inzicht in hun huidige niveau, en dus de adoptiebehoefte, waar we met PQR mee aan de slag zijn gegaan. Maar het was voor ons ook een fundament voor de manier waarop we verder met adoptie omgaan.”
Implementatie en migratie
De combinatie van een uitgebreid adoptietraject en mensen die ambulant of ‘aan het bed’ werken op locaties door het hele land maakte een gedetailleerde planning en voorbereiding noodzakelijk.
Toen de voorbereidingen in volle gang waren viel de ICT-manager van Bartiméus uit. Bestuurssecretaris Marcel Dopper nam de taken als interim ICT-manager en ambassadeur voor het project over. “In onze eerste sessie schrok ik van de voorgestelde aanpak. Het was inhoudelijk heel mooi en gedegen wat PQR had gedaan. Alleen hadden ze de uitrol en training van onze medewerkers in de zomer gepland. Dat was absoluut niet mogelijk. In de zorg hebben we structureel last van personeelstekorten. We krijgen de roosters al niet rond in de zomer, laat staan dat we mensen voor training vrij kunnen maken. Je kan best zeggen dat het een wat explosief begin was. Het voordeel was wel, dat we elkaar in die intensieve periode heel goed leerden kennen.”
Omdat de einddatum voor het project bleef staan, kozen PQR en Bartiméus voor adoptie op maat. Het kennisniveau van de medewerker bepaalde wie een live training nodig had, wie genoeg had aan een beperkte e-learning en wie met alleen een handleiding aan de slag kon. Sandra van der Meijde: “Een e-learning zit niet standaard in de aanpak van PQR, maar ze waren goed in staat mee te bewegen met onze mogelijkheden. Er was een goede samenwerking waarin zij de adoptiekennis hebben ingebracht en onze afdeling e-learning de module heeft ontwikkeld.”
De ervaringen met PQR
Marcel Dopper: “Ik ben echt trots op het project. Het was groot en vereiste veel planning omdat er ook aan onze kant veel mensen voor nodig waren. Ik ben heel blij dat we met PQR hebben samengewerkt. De mentaliteit bij PQR spreekt me aan: als er iets niet goed gaat dan lossen ze het op. En dat werkt heel prettig. PQR bracht rust in de samenwerking. Het feit dat ze snel konden meedraaien na mijn interventie is absoluut een compliment waard. Ik heb ze leren kennen als een betrouwbare en flexibele partner.”
Hayscen de Lannoy: “Vanuit de techniek was ik heel blij met de projectleiding vanuit PQR. De communicatie en aanpak waren duidelijk, maar ze stonden ook open voor wat wij wilden. Ze gingen flexibel om met een aantal aanpassingen aan het oorspronkelijke plan. Ook de technische mensen waren kundig en kwamen snel tot de kern van de zaak, waardoor problemen snel werden opgelost. Dat geeft rust en vertrouwen.”
Sandra van der Meijde: “Dat geldt ook voor de adoptie. Ik heb heel veel gehad aan de samenwerking. PQR is een goede partner: flexibel, luisterend, meebewegend, remmend maar ook sturend. Je wilt als klant gehoord worden en serieus genomen worden. En je wil de expert naast je hebben die je kunt vertrouwen. Ik had dit zonder de mensen van PQR niet gered.”
Samengevat
Klantvragen
- Moderne werkplekken op basis van Windows 11
- Advies over en ondersteuning bij inrichting, uitrol en adoptie
- Fysieke uitrol op 14 locaties
- Eenvoud en efficiency in uitrol en beheer
- Adoptie van de combinatie van Windows 11 en Microsoft 365 bij wisselende digitale vaardigheid van medewerkers
Deliverables/resultaten
- Toekomstbestendige werkplekken op basis van moderne technologie
- Geautomatiseerde installatie, configuratie en uitlevering aan gebruikers
- Adoptie en training op locatie, handleidingen en e-learning
- Configuratie en beheer van via Microsoft InTune
- Data gemigreerd van netwerkschijven naar SharePoint