Een van de grote uitdagingen voor HVO-Querido was dat de ICT versnipperd en verouderd was. De organisatie heeft gekozen voor een meer gecentraliseerde IT en selecteerde PQR als partner om een moderniseringsslag te maken. PQR adviseerde bij de digitale transformatie van HVO-Querido, verzorgde de inrichting en het beheer van efficiënte werkplekken, en bemenste gedurende een periode vanuit haar co-sourcing dienstverlening tijdelijk de servicedesk.
Van decentrale en verouderde IT naar een efficiënte werkplek voor elke medewerker
Fons Blankendaal is ICT-manager bij HVO-Querido. “Wij hadden onze organisatie en daarmee de ICT decentraal georganiseerd en dat had een aantal duidelijke nadelen. We hadden drie verschillende elektronische cliëntendossiers (ECD’s) in gebruik, wat natuurlijk verre van efficiënt werkt. De werkplekken werden lokaal beheerd en waren niet afdoende beveiligd. Daarnaast konden de pc’s alleen op vaste werkplekken worden gebruikt.”
Het bestuur van HVO-Querido startte een programma om over te gaan naar een meer efficiënte digitale werkplek. Een combinatie van laptop, smartphone en cloudgebaseerde applicaties moest locatie onafhankelijk en veilig werken mogelijk maken voor alle zorgmedewerkers.
Doelen van HVO-Querido
HVO-Querido definieerde een aantal doelstellingen voor het project. De eerste was gebruik te maken van cloud en SaaS-applicaties, om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Daarnaast werd er als publieke organisatie kritisch gekeken naar de kosten van IT. Om de beheerskosten te kunnen verlagen moest er één uniforme werkplek voor alle medewerkers komen. Doordat dit ook meer inzicht geeft in bijvoorbeeld licentiekosten was het eenvoudiger om kostenbesparingen te realiseren. Een laatste belangrijk uitgangspunt was het verhogen van de bedrijfszekerheid en veiligheid van de ICT-infrastructuur en applicaties.
Privacy en security
Privacy en security zijn topprioriteiten voor HVO-Querido. De organisatie is NEN 7510 gecertificeerd. Fons Blankendaal: “Informatiebeveiliging is ongelofelijk belangrijk met de bijzondere doelgroepen die we hebben. We werken met gedocumenteerde en ongedocumenteerde vluchtelingen, slachtoffers van mensenhandel en sekswerkers. We gebruiken uiteraard firewalls, MFA en een immutable back-up. Daarnaast voeren we pentesten uit en krijgen regelmatig audits. We zijn nu ook bezig met een SOC SIEM traject voor nog betere bescherming.”
De keuze voor PQR
Na een selectieprocedure koos HVO-Querido voor PQR voor de bouw van de werkplek. PQR heeft de uitrol van de werkplekken voorbereid en samen met een aantal andere leveranciers uitgevoerd, van logistiek tot en met de levering van telefoons en laptops. Daarbij zorgde PQR ook voor de benodigde software zoals Microsoft 365, en multifactor authenticatie voor de beveiliging. Voor de feitelijke uitrol werd op de verschillende locaties een adoptiestraat ingericht.
De samenwerking met PQR
Fons Blankendaal: “We werken op verschillende fronten en niveaus samen met PQR. Onze operationele servicedeskmedewerkers schakelen direct met de IT-specialisten van PQR. Daarnaast hebben we een servicemanager die contact heeft met de service delivery manager van PQR. En op tactisch en strategisch niveau voeren we regelmatig gesprekken om te bepalen waar we staan en wat ervoor nodig is om volgende stappen te zetten.”
Gebruikersondersteuning vanuit de servicedesk
Toen de nieuwe werkplekken in gebruik waren genomen bleek na verloop van tijd dat de servicedesk van de huidige partner niet goed werkte. Omdat HVO-Querido daarvoor zelf niet de juiste mensen in dienst had, heeft PQR vanuit haar co-sourcing dienstverlening de servicedesk tijdelijk ingericht. Hierbij verzorgen PQR-medewerkers uit naam van de klant de ondersteuning naar gebruikers. Parallel daaraan ging HVO-Querido eigen mensen aannemen en is de service desk nu volledig in eigen handen. Fons Blankendaal: “Hiermee nam PQR ons het acute resourcevraagstuk uit handen. Met deze geleidelijke overgang bleef de ondersteuning naar gebruikers op peil en konden wij gefaseerd onze eigen capaciteit verder opbouwen.”
Digitale transformatie van de zorg
Fons Blankendaal: “We hebben vorig jaar op basis van onder andere input van PQR een strategie voor onze digitale transformatie opgesteld. Toen we van start gingen met de nieuwe werkplek hebben we er bewust voor gekozen om zo min mogelijk te veranderen voor de gebruikers. We hebben een heel mooi en stabiel platform, wat heeft gezorgd voor efficiency en flexibiliteit. Nu is het tijd om onze zorgvragen slimmer te gaan beantwoorden. Het mooie is dat het product staat: dat blijft voor de gebruiker in principe hetzelfde, welke zorginnovatie we ook doorvoeren.”
De ervaringen met PQR
Fons Blankendaal: “Ik ben heel tevreden met PQR. In onze samenwerking is het essentieel dat we op meerdere niveaus begrepen worden. Zowel bij het afhandelen van incidenten als bij de doorontwikkeling op tactisch en strategisch niveau. Gelukkig hebben we op alle niveaus de juiste gesprekspartners waardoor we samen de juiste stappen kunnen zetten. Wij hebben heel veel zaken belegd bij PQR. Dat gaat hartstikke goed en dat is fijn.”
Voordelen van de nieuwe werkplek
Fons Blankendaal: “Met dit project hebben we meer regie over ICT gekregen en onze budgetten kunnen centraliseren. Met deze werkplek hebben we een mooie oplossing waar onze zorgmedewerkers mee zijn geholpen. Daarnaast kijken we samen met PQR continu waar we onze kosten kunnen verlagen. Als HVO-Querido waren we een decentrale organisatie met een versnipperd en verouderd IT-landschap. Daar hebben we een grote slag in moeten maken en dat hebben we gerealiseerd met PQR.”
Over HVO-Querido
HVO-Querido is een organisatie in Amsterdam die ondersteuning biedt aan mensen in kwetsbare situaties, zoals dak- en thuislozen, mensen met psychiatrische problematiek en jongeren of gezinnen die tijdelijk hulp nodig hebben. De organisatie richt zich op het vergroten van zelfredzaamheid en het creëren van perspectief, bijvoorbeeld via (beschermd) wonen, begeleiding, dagbesteding en maatschappelijke opvang. Vanuit een mensgerichte benadering werkt HVO-Querido samen met cliënten aan stabiliteit, herstel en participatie in de samenleving.
HVO-Querido in cijfers (2025)
Ruim 1.600 medewerkers
7.200 cliënten
Ca. 70 locaties