Actueel — Blog
Als functioneel consultant binnen het PQR adoptieteam begeleid ik klanten bij de implementatie van Microsoft 365. De vraag die mij regelmatig wordt gesteld door klanten: ‘Hoe komen we tot de perfecte inrichting van onze Microsoft 365-omgeving?’. Omdat we merken dat dit echt leeft in de markt, deel ik onze inzichten en ervaringen op dat gebied in deze blog.
IT moet de organisatie volgen, niet andersom
Wanneer u het goed inricht, dan vormt Microsoft 365 een solide basis voor het applicatielandschap van de moderne werkplek. Wanneer iedereen veilig en productief kan samenwerken en informatie kan opslaan en delen, dan heeft u een goed vertrekpunt om andere applicaties en domeinen uit te rollen. Maar wat betekent ‘goed’ voor uw organisatie? Microsoft 365 is wel een standaard applicatie, maar de manier waarop uw organisatie werkt is niet dezelfde als die van andere organisaties. Het uitgangspunt is helder: IT – en dus ook Microsoft 365 – moet uw organisatie volgen, niet andersom. Voor een goed gebruik van Microsoft 365 zijn in de basis twee dingen essentieel: de juiste inrichting, en goede adoptie door de gebruikers.
Waar zit de uitdaging?
De uitdaging bij een perfecte Microsoft 365-implementatie zit niet zozeer in de techniek. Het is een suite moderne applicaties die in de cloud draait en via een web interface of desktop applicaties zoals Outlook en Teams kan worden benaderd. Ook het e-mail gedeelte zal voor veel gebruikers weinig verrassingen opleveren, zeker wanneer ze al ervaring hebben met Microsoft Outlook. Waar het grote verschil – en dus ook de uitdaging – zit, is in de functionele aspecten van applicaties zoals Teams, SharePoint, OneDrive en Purview voor het beheer en de bescherming van data.
Onze aanpak; een logische migratie
Onze aanpak begint lang voordat de eerste medewerker met het pakket gaat werken. We starten met een aantal workshops om te bepalen wat de klant functioneel gezien met de verandering wil bereiken en welke eisen en randvoorwaarden er eventueel zijn. Ons uitgangspunt is dat medewerkers optimaal gebruik moeten kunnen maken van de nieuwe functies en mogelijkheden. Daarom adviseren we ook altijd wat we noemen een ‘logische migratie’. Wat dat betekent: we kopiëren niet simpelweg een volledige netwerkdrive naar SharePoint. Maar we kijken samen met de klant bijvoorbeeld of de data in Teams of juist in SharePoint moet komen te staan, en hoe we de data in een logische structuur aan de gebruikers gaan aanbieden.
Van blauwdruk naar ontwerp
Om een verandertraject goed te doorlopen en veranderingen succesvol in te bedden is het belangrijk dat de gemaakte keuzes functioneel worden ingericht. Op basis van workshops stellen we een blauwdruk van de nieuwe omgeving op, die vervolgens wordt vertaald naar een ontwerp van invulling van de verschillende Microsoft 365-applicaties. Daarbij bepalen we in overleg met de klant wat de prioriteiten voor livegang zijn en welke functionaliteit later kan worden geïmplementeerd.
Adoptie van Microsoft 365
Technologie en functionaliteit gaat pas voor organisaties werken, als de bijbehorende werkwijze goed landt in de organisatie. Daarom maakt adoptie altijd onderdeel uit van deze trajecten. Gebruikers moeten snappen waar de verschillen zitten, en hoe ze fijn met die nieuwe omgeving kunnen werken. Wanneer de organisatie bijvoorbeeld van netwerkschijven overgaat naar OneDrive, Teams en SharePoint dan krijgen uw medewerkers ineens te maken met versiebeheer, wat er voor die tijd niet was. Maar ze kunnen ook realtime in documenten samenwerken voor hogere productiviteit. Ze krijgen toegang tot een prullenbak waaruit ze zelf dingen terug kunnen zetten als ze die per ongeluk hebben verwijderd, in plaats van naar de IT-afdeling te moeten. En in SharePoint werken we met ‘eigenaren’ van onderdelen van de omgeving, die de rechten op toegang beheren. Zomaar een paar praktijkvoorbeelden van dingen die anders – en vaak beter – kunnen werken in Microsoft 365.
AVG en Archiefwet
Om de data van de klant te beschermen, implementeren en configureren we tenslotte Purview data protection over de volledige Microsoft 365-omgeving van de klant heen. We stellen de vertrouwelijkheidslabels in waarmee bepaald wordt wie toegang heeft tot welke informatie. Verder stellen we de retentie in (hoe lang moeten documenten worden bewaard?) en Data Loss Prevention oftewel DLP. Dit doen we volgens de ‘best practices’ van Microsoft, of volgens de specifieke wensen van de klant. Het mooie hiervan is dat alles in het systeem wordt vastgelegd, zodat het auditeerbaar is en het klanten helpt te voldoen aan bijvoorbeeld de AVG en de archiefwet.
Meer weten?
Zorg dat Microsoft 365 optimaal voor uw organisatie gaat werken. Van visie tot ontwerp, van implementatie tot en met adoptie ondersteunen we u daar graag bij. Wilt u een keer van gedachten wisselen over dit onderwerp? Neem vooral contact met me op via robert.trum@pqr.nl.
Geplaatst door
