OneDrive for Business Part 3: Voor iedere werkplekomgeving een juiste fit

Dit is de derde en laatste blog in een serie van drie blogs over OneDrive for Business. In deze derde blog behandel ik de technische oplossingen voor Windows gebaseerde werkplekomgevingen en de afwegingen die hierbij gelden.

Als gebruiker kun je standaard vanuit Windows gezien op twee manieren toegang krijgen tot OneDrive for Business, namelijk via de browser en de OneDrive Client. Daarnaast zijn er third-party producten voor toegang tot OneDrive of optimalisatie van de technische oplossing om OneDrive te gebruiken binnen de werkplekomgeving.

Er zijn verschillende werkplekconcepten voor het aanbieden van Windows applicaties. Dit kan zijn op basis van fysieke FAT-clients en/of laptops. Maar ook vanuit een datacenter of als (cloud-)dienst afgenomen virtuele werkplek of gepubliceerde applicatie oplossing op basis van een Virtual Desktop Infrastructure (VDI) en/of Server Based Computing (SBC) concept. Wanneer OneDrive gebruikt gaat worden zal u voor uw werkplekconcept(en) moeten bekijken welke technische oplossing het beste aansluit.

Aandachtspunten

Gebruikersproductiviteit en -tevredenheid zijn voor de IT-organisatie één van de belangrijkste zaken. Dat is ook juist een reden om OneDrive te gaan gebruiken. Het is echter ook belangrijk om rekening te houden met de gebruikersproductiviteit en -tevredenheid wanneer OneDrive gebruikt gaat worden. Er zijn meerdere manieren om toegang te krijgen tot bestanden in OneDrive, maar iedere manier heeft zijn eigen karakteristieken. Aangezien gebruikers bepaalde verwachtingen hebben vanuit hoe men gewend is om te werken, moeten eventuele wijzigingen hierin overwogen en gecommuniceerd worden. Een aantal aandachtspunten waar rekening mee gehouden moet worden in de keuze van de technische oplossing voor toegang tot OneDrive zijn:

• Webbrowser en/of Verkenner integratie: Er is steeds meer mogelijk vanaf de Web portal van OneDrive. Steeds meer bestandsformaten kunnen gelezen worden vanuit de webbrowser door File Viewers van OneDrive. Bewerken is echter niet altijd mogelijk ofwel met verminderde mogelijkheden wat niet goed is voor de gebruikerservaring. Ook zijn er weinig applicaties die vanuit de web portal aangeroepen kunnen worden om een OneDrive bestand met een lokale applicatie te openen. Daarnaast zijn gebruikers veelal nog “Verkenner-gedreven”, en daarom is integratie in de Verkenner om dit moment in de meeste gevallen noodzakelijk.
• Any device concepten: Bij any device concepten wisselen gebruikers veel van fysieke FAT-client of krijgen gebruikers vaak steeds een andere virtuele werkplek (VDI/SBC) toegewezen. Aangezien de OneDrive Client de gesynchroniseerde data in het gebruikersprofiel wegschrijft en meerdere GB groot kan worden, kan deze OneDrive data niet in een regulier roaming gebruikersprofiel meegenomen worden.
• Opslagcapaciteit: Wanneer de OneDrive Client gebruikt wordt om bestanden te synchroniseren is er ook opslagcapaciteit nodig. Vanuit centrale werkplekconcepten en omgevingen waar gebruikers veel tussen fysieke FAT-client werkplekken wisselen is de opslagcapaciteit een aandachtspunt.
• Bewustwording en training van eindgebruikers: Voor de eindgebruiker zullen er mogelijk wat veranderingen en nieuwe mogelijkheden zijn. Eindgebruikers kunnen geïnformeerd worden over nieuwe opties en mogelijke impact van opties. Zoals bijvoorbeeld “Extern delen” en het uitdelen van de permissie “Bewerken” op het gedeelde document. In de meeste gevallen zal het voldoende zijn om de ontvanger(s) enkel de permissie “Weergeven” te geven, om te voorkomen dat het document aangepast wordt. Daarnaast kan het verstandig zijn om te benoemen wat vanuit data management gezien het doel is van OneDrive. Uiteindelijk is het niet een nieuwe container voor afdelings- en projectendata waar meerdere personen toegang dienen te hebben. OneDrive is bedoelt als persoonlijke maar zakelijke werkruimte voor bijvoorbeeld concepten die nog niet door anderen ingezien moeten worden, persoonlijke documenten, etc.

Technische oplossingen

Op dit moment zijn er vier varianten die ingezet kunnen worden als technische oplossing. Iedere variant sluit beter of slechter aan op bepaalde werkplekconcepten of eisen/wensen van een organisatie. De volgende varianten zijn mogelijk:

• Web Only: De eerste variant is Web Only. Deze variant kan uiteraard ook prima in combinatie met andere varianten gebruikt worden omdat de enige benodigdheden een webbrowser en internet zijn. Aangezien gebruikers nog veelal “Verkenner-gedreven” zijn, zal dit meestal niet als volwaardig alternatief voldoen voor de home directory. Het vergt in ieder geval een behoorlijk intensieve adoptie.
• OneDrive: De volgende variant betreft het gebruik van de OneDrive Client. Ik adviseer gebruik te maken van de Next Gen Sync Client (onedrive.exe); Groove (groove.exe) is inmiddels redelijk verouderd. Bij het gebruik van de OneDrive Client is er sprake van synchronisatie. Een voordeel van de OneDrive client is uiteraard de native ervaring in de Verkenner. Deze variant is voornamelijk geschikt voor persoonlijke devices aangezien er opslagcapaciteit benodigd is. Voorbeelden van persoonlijke devices zijn laptops, fysieke desktops of een persistent VDI desktop.
• OneDrive & Profile Container / Layering: Een oplossing voor het kunnen roamen tussen werkplekken met het behoud van gesynchroniseerde OneDrive bestanden kan geboden worden met Profile Containers of Layering technologie. In deze variant wordt ook de OneDrive Client gebruikt en wordt de gesynchroniseerde OneDrive data met third-party container of layering technologie geredirect naar een on-premises file/storage oplossing of cloud storage. Uiteraard is ook hier het voordeel dat de gebruikers een native ervaring heeft. Deze variant kan gebruikt worden voor centrale non-persistent/stateless SBC of VDI werkplekomgevingen in combinatie met bijvoorbeeld FSLogix Office 365 Container. Onder andere voor Windows 10 en OneDrive Files On Demand is dit een mooie oplossing om gebruikers van een native ervaring te voorzien.
• Drive Mapping: Een andere methode om het probleem op te lossen voor werkplekconcepten waar gebruikers roamen tussen fysieke of virtuele werkplekken is een Drive Mapping. In het geval van een Drive Mapping wordt een https verbinding naar OneDrive for Business als schijf binnen de Windows Verkenner gekoppeld. Hierdoor is er geen opslagcapaciteit of extra infrastructuur component benodigd. De schijfletter die voorheen voor de home directory gebruikt werd kan gekoppeld worden aan OneDrive. Aangezien er OneDrive Files on Demand niet beschikbaar is voor Windows Server is een drive mapping uitermate geschikt voor SBC omgevingen met Remote Desktops en Remote Applications. PQR adviseert de Cloud Drive Mapper van IAM Cloud als oplossing voor een drive mapping naar OneDrive. Bijvoorbeeld bij GVB, de openbaar vervoerder van Amsterdam, heeft PQR deze oplossing geïmplementeerd en is een deel van de home directies inmiddels succesvol gemigreerd naar OneDrive.

Ik hoop dat de drie blogs over OneDrive for Business nuttig zijn geweest en bijdragen aan uw besluitvorming rondom de toepassing van OneDrive. Persoonlijk denk ik dat de home directory een evolutie doormaakt naar een moderne vorm met OneDrive for Business. Dit past ook bij de hybride IT-omgeving die bij veel organisaties ontstaat. Uiteindelijk is het belangrijk om de juiste oplossing of oplossingen voor uw omgeving te kiezen. Dit is afhankelijk van de gebruikte werkplekconcepten en eisen & wensen.

Wilt u naar aanleiding van dit blog meer informatie over deze oplossingen of een advies wilt dat past bij uw organisatie, neem dan contact op met uw PQR-accountmanager of via info@pqr.nl.

Erik van Veenendaal
Senior consultant