Iets meer dan een jaar geleden ben ik bij ouderenzorgorganisatie Avoord gestart met de vraag om de visie op IT te schrijven. Een enorm leuke opdracht waarbij de verbinding is gezocht met de verander-opdracht in de zorg en de noodzaak van het inzetten van technologie. Vanuit IT is deze visie helemaal gebaseerd op de ambitie en strategie van de organisatie. De invulling van de IT visie geeft antwoord op de vraag hoe we, gezien het enorme tekort aan medewerkers en nu in het bijzonder aan schaarse expertise, IT – en technologie – kunnen inzetten om dit te verlichten. 

Complexe zaken simpel uitgelegd

Onderwerpen zoals de inzet van een zorgcentrale, samenwerken in de keten en technologie voor medewerkers laten werken zijn daarin allemaal vastgelegd. Niet in metersdikke visiedocumenten, maar zo concreet en simpel mogelijk. Persoonlijk ben ik ervan overtuigd dat als complexe zaken echt simpel kunnen worden uitgelegd je dan pas in staat bent om succesvol te zijn. Daarna gingen we van inhoud naar de vertalingsvragen, zoals: hoe ziet de samenhang tussen alle projecten eruit die nodig zijn om hier invulling aan te geven en hoe gaan we hier heel concreet invulling aan geven? 

Na dromen komt doen

Na het dromen komt het doen. De fase die ik eigenlijk nog leuker vind, dan het erover hebben. Bij Avoord kreeg ik vanuit mijn rol echt alle ruimte om hier invulling aan te geven. Dat is een belangrijke succesfactor om een aantal grote projecten te lanceren die uiteindelijke veel impact op de organisatie hebben. Projecten als wifi-dekking tot in de kamer van de bewoner, mobiele telefoons voor alle medewerkers en de uitrol van een veilige mobiele werkplek waren de startprojecten om de nieuwe technologische basis neer te zetten. Deze basis moet goed zijn om alle toekomstige innovaties op te kunnen laten landen. Droom groot en zet het ook zo neer om te voorkomen dat je later in alle deelprojecten en implementatie van innovaties vastloopt op randvoorwaarde (als wifi-dekking in de kamer van de bewoner). Zonder de technische basis kom je nooit bij het eindstation. 

Stap voor stap ‘digivaardiger’

Later laten we de zorginnovaties hierop landen. De Zorginnovator van Avoord kijkt al vol verwachting uit naar de realisatie zodat technologie niet door technische beperkingen geremd wordt en veel sneller opgeschaald kan worden. Inzetten op technologie is ook inzetten op een digitale(re) organisatie. Ook hier moet in geïnvesteerd worden om medewerkers stap voor stap digivaardiger te maken. Avoord investeert in digicoaches (en die doen het heel erg goed!), maar ook in een uitgebreid adoptieprogramma om medewerkers maximaal de kans te geven om nieuwe technologie zich eigen te maken. Eerste stap is om de medewerkers te voorzien van de nieuwe technologie samen met het introduceren van een aantal voordelen die ze direct kunnen gebruiken. Maar op de achtergrond bereiden we de mogelijkheden die de nieuwe technologie biedt voor, zodat er straks daadwerkelijk met de zelfde hoeveelheid medewerkers meer zorg geleverd kan worden. 

Op locatie & andere lessons learned

Een van de belangrijkste lessons learned bij Avoord is om de implementatie en de uitrol op locatie bij de teams te organiseren. Zorgteams hebben het druk en eigenlijk maar een paar momenten per dag dat je ze vanuit dit soort projecten ‘kunt lastig vallen’ om echt aandacht te geven en krijgen voor migratie en adoptie. Op basis van de roosters hebben we een migratieplanning opgesteld die we zoveel mogelijk tot op detail zijn gaan voorbereiden. Want ja, wie heeft wanneer dienst, heeft avond- of nachtdienst, werkt in de flexpool en komt wanneer bij een team helpen en is morgen weer bij een ander team? Dat is best een complexe puzzel, waarbij we het zorgteam zelf het laatste stukje van de planning laten invullen, want ik heb in al die jaren wel geleerd dat zorgteams zelf het beste weten hoe ze in de waan van de dag hierin kunnen helpen.  

Piece of cake

Als vorm hebben we letterlijk marktkraampjes gekozen waarbij de medewerkers de telefoons en laptops af kunnen halen. Met een kopje thee en een piece of cake tijdens het wachten proberen we ook van dit moment iets gezelligs te maken. 

Een andere belangrijke les is om het hele logistieke proces rondom de uitrol goed op orde te hebben. Dus vanaf de leverancier die de hardware levert, de IT-afdeling waar de administratie wordt gedaan, simkaarten aan telefoons worden gekoppeld, laptops worden klaargezet en wekelijks de kratten met benodigdheden weer naar de locaties worden gebracht. Zodat als een medewerker aan de beurt is, de laatste persoonlijke instellingen samen worden doorlopen, de migratie op de achtergrond naar MS Teams en OneDrive e.d. wordt opgestart en een floorwalker daarna met de medewerker (of groepje) terug naar het team gaat om ze digitaal op weg te helpen. 

Zorg ook voor draagvlak en verbinding binnen de organisatie. Niet alles gaat natuurlijk goed, maar als het niet goed gaat, betekent die niet dat je stopt, maar samen zoekt naar de manier waarop het wel kan. En als laatste tip: have fun! 

Midden in de migratie

Op dit moment zitten we in het midden van de uitrol. Technisch gaat het goed en het rollenspel en tussen de floorwalkers en de zorgmedewerkers gaat ook prima. We hebben nu 20% van de medewerkers gehad, dus nog even doorzetten om alle medewerkers om te zetten. De eerste positieve berichten druppelen al binnen. Soms van opluchting: “Oh gelukkig zo moeilijk is het niet.” en soms echt blij “Dus ik kan nu vanaf mijn telefoon met spendcloud met bestellingen doen in de woongroep!”



Regelmatig post ik over mijn ervaringen bij klanten en mijn passie om zorgtechnologie in te zetten in organisaties. Ik werk al 5 jaar met veel plezier bij PQR als strategisch healthcare consultant.
Meer weten hoe we vanuit PQR ook uw organisatie kunnen helpen? Neem dan gerust contact op. 

 

Geplaatst door

Marcel Laan

IT-adviseur Healthcare