Hogere productiviteit en betere samenwerking tussen medewerkers. Dat is waar GGD Zeeland behoefte aan had. Daarnaast was de IT-omgeving verouderd waardoor de beheersbaarheid en security onder druk stonden. PQR leverde de moderne IT-infrastructuur en werkplekomgeving waarmee GGD Zeeland sneller en veiliger kan werken, en flexibel kon inspelen op de COVID-19 pandemie.
Productiviteit en samenwerking
Arnoud Koning is technisch beheerder ICT en Information Security Officer bij GGD Zeeland. Met zijn team is hij verantwoordelijk voor de levering en ondersteuning van IT aan meer dan 350 medewerkers die over heel Zeeland verspreid werken. “Gezien de omvang van het project moesten we een Europese aanbesteding uitschrijven. De focus lag daarbij primair op onze behoefte aan hogere productiviteit. Onze medewerkers moesten makkelijker met elkaar samen kunnen werken. Vanuit de organisatie werd bijvoorbeeld expliciet gevraagd naar de mogelijkheid om samen te kunnen werken in Office-documenten. Naast deze functionele wensen en eisen zijn zaken als privacy en security essentieel voor ons, aangezien we als GGD heel veel privacygevoelige gegevens verwerken.” Aldus Arnoud Koning.
Werkplek geen doel maar middel
In de aanbieding heeft PQR optimaal aangesloten op de eisen en wensen van zowel de organisatie als de diverse typen medewerkers, om ze zo goed mogelijk te ondersteunen in het primaire werkproces. Het uitgangspunt daarbij was: de werkplek is een middel, geen doel op zich. Arnoud Koning: “Op basis van dit voorstel hebben we gekozen voor PQR, die vervolgens een moderne werkplek in Azure voor ons hebben ontwikkeld. We zijn snel begonnen aan onze cloudtransitie met de uitfasering van een aantal on-premises applicaties en de implementatie van SaaS-oplossingen. Dit is een fundamentele bouwsteen van onze nieuwe toekomstbestendige infrastructuur waarmee we ‘in control’ blijven. PQR zorgt tevens voor de beveiliging van de werkplekken, servers en het netwerk.”
“Via een portal met single sign-on krijgen medewerkers eenvoudig, snel en veilig toegang tot alle applicaties die zij nodig hebben.”
– Arnoud Koning, GGD Zeeland
Teams en SharePoint
“Via een portal met single sign-on krijgen medewerkers eenvoudig, snel en veilig toegang tot alle applicaties die zij nodig hebben. We hebben Teams in gebruik genomen voor digitale meetings, wat een grote vooruitgang is: in de oude situatie konden we niet eens videobellen. We hebben ook de bestanden van onze oude fileserver gemigreerd naar SharePoint, wat als basis onder ons intranet draait. Door de manier waarop PQR onze omgeving heeft ingericht konden we ons bestaande intranet blijven gebruiken maar toch profiteren van de voordelen van SharePoint. We zagen direct de voordelen van de nieuwe omgeving bij onze thuiswerkers die veel productiever werden.”
Opschalen tijdens COVID-19
PQR en GGD Zeeland waren bezig met de uitrol van de Dynamic Workspace toen de COVID-19 pandemie in volle hevigheid losbarstte. Er moesten snel nieuwe test- en vaccinatiestraten op verschillende locaties komen, inclusief de benodigde IT. Ook het personeelsbestand nam sterk toe: voor de COVID-organisatie zijn er in korte tijd ongeveer 200 mensen extra bijgekomen.
Arnoud Koning: “De mogelijkheid om werkplekken en ondersteunende applicaties snel op te kunnen schakelen was essentieel en de gerealiseerde moderne werkplek in combinatie met een flexibele hybride cloud-oplossing sloot daar naadloos op aan. Het was heel fijn om meteen een beroep te kunnen doen op onze nieuwe omgeving. De aanbesteding liep al voordat de pandemie uitbrak en we hebben het design tijdens de crisis niet hoeven aan te passen. PQR heeft dus een heel goed plan gemaakt waar direct gebruik van konden maken en profiteren. Dat heeft ons ontzettend geholpen, want dit was met onze oude omgeving een grote uitdaging geweest.”
De voordelen voor GGD Zeeland
De nieuwe omgeving resulteert in hogere productiviteit voor de medewerkers en meer efficiency voor de IT-afdeling. Arnoud Koning: “Deze omgeving brengt onze teams en medewerkers dichter bij elkaar. Het is een plek om samen te werken en informatie te delen. Ook de individuele productiviteit is toegenomen. Vroeger werkten we met Thin Clients in combinatie met Citrix, wat voor ons niet flexibel en mobiel genoeg meer was. Tegenwoordig krijgt iedere medewerker een laptop met Office-applicaties, waarmee ze gemakkelijk op elke gewenste locatie kunnen werken.”
Snelle uitrol nieuwe devices
De nieuwe omgeving biedt ook voor de IT-afdeling grote voordelen. De software die uit de cloud wordt afgenomen hoeft niet meer zelf te worden beheerd. De door PQR geleverde tooling helpt om de rechten voor medewerkers toe te kennen, maar ook om software en updates uit te rollen. De feitelijke uitrol van nieuwe devices gebeurt met Microsoft Intune en Windows Autopilot. Arnoud Koning: “Dat werkt ontzettend snel en efficiënt: we kunnen probleemloos 20 of meer nieuwe devices per week uitrollen, die dan voor de volle 100% gebaseerd zijn op onze nieuwe werkplek. Wat daar ook ontzettend bij helpt is de ongelofelijke schaalbaarheid van Azure; we kunnen gewoon direct opschalen waar we dat nodig hebben, inclusief de benodigde licenties. Wat we ook nodig hebben: het is vrijwel direct beschikbaar.”
“Ik kende PQR nog niet voor de Europese aanbesteding, die best spannend voor ons was. Na de selectie kwamen we bij elkaar en de samenwerking was direct heel prettig. (…) Als we dat van tevoren hadden geweten dan hadden we ons denk ik niet zo druk gemaakt.”
Samenwerking direct prettig
Arnoud Koning: “Ik kende PQR nog niet voor de Europese aanbesteding, die best spannend voor ons was. Na de selectie kwamen we bij elkaar en de samenwerking was direct heel prettig. De gesprekken verliepen goed en de uitvoering met de projectteams ging heel soepel en collegiaal. Als we dat van tevoren hadden geweten dan hadden we ons denk ik niet zo druk gemaakt. PQR is echt een hele toegankelijke, open, leuke partij om mee samen te werken.”
De ervaringen met de Dynamic Workspace zijn ook zeer positief. Arnoud Koning: “Niet langer met Thin Clients werken is echt fantastisch. We werken nu met laptops wat veel meer flexibiliteit, performance en stabiliteit biedt. Het aantal eerstelijns incidenten rond de werkplekken is ook ontzettend afgenomen. Dat komt ook door de eenvoud: de gebruikers hebben een browser waarin ze hun applicaties kunnen kiezen en er mee werken. Daar zijn ook de gebruikers blij mee.”
What’s next?
GGD Zeeland en PQR kijken momenteel naar de mogelijkheden om de nieuwe omgeving gezamenlijk verder te optimaliseren. Arnoud Koning en zijn team werken nauw samen met PQR Service Management om te onderzoeken waar functionaliteit kan worden toegevoegd of kosten verder kunnen worden verlaagd.
Arnoud Koning: “We kijken bijvoorbeeld naar de mogelijkheden om servers te vervangen door cloud services. Maar ook vanuit Microsoft komen veel innovaties op ons af, zoals slimme add-ons voor Teams. Het is voor ons lastig om al die nieuwe ontwikkelingen bij te houden, dus daarvoor vertrouwen we graag op PQR. Over de hele linie zoeken we naar mogelijkheden om dagelijkse dingen uit handen te geven, zodat wij meer focus op de core hebben. Een goed voorbeeld: we zijn net begonnen met de uitrol van multifactor authenticatie. Dat richt een consultant van PQR dan in korte tijd voor ons in. Zo zetten we de expertise van PQR in om snel dingen voor ons te realiseren. Wij hebben de ideeën, en PQR voert het uit zoals we dat willen – of zelfs nog beter.”
