Bedrijfsgegevens Mazars altijd veilig beschikbaar met Bring Your Own Device
Mazars Accountants en Belastingadviseurs zocht naar een veilige manier om bedrijfsgegevens beschikbaar te stellen aan medewerkers, klanten en strategische partners. Voor het delen van data stelde PQR een op Citrix-technologie gebaseerd zakelijk bestanduitwisselingssysteem voor. Het succes van deze oplossing resulteerde in de implementatie van een centrale virtuele werkplek die overal, altijd en via ieder device bereikbaar is.
Over Mazars
Mazars is gespecialiseerd in accountancy, belastingadvies, consultancy en auditing. Mazars creëert vanuit kennis op deze vakgebieden kansen voor internationale ondernemingen, organisaties in de publieke sector, MKB-ondernemers en vermogende particulieren. Mazars wil inspireren, analyseren, creëren, controleren, innoveren en waarderen. Met een ondernemende instelling creëert het bedrijf waarde voor haar klanten. Mazars heeft 10 vestigingen in Nederland, waar 45 partners en 600 medewerkers werkzaam zijn. Voor middelgrote organisaties is Mazars de compacte accountantsorganisatie met korte lijnen en een Nederlandse vestiging in de buurt. Grote organisaties vinden bij Mazars de internationale expertise en het netwerk dat in veel landen voor ondersteuning kan zorgen.
Zakelijke bestandsuitwisseling
Frank Keessen, Directeur ICT bij Mazars: “Met PQR ben ik een traject ingegaan om een optimalisatieslag te maken. Mijn collega’s vroegen steeds vaker naar de mogelijkheid om documenten digitaal te kunnen benaderen en aan te leveren. Wij hadden dus een on-premises-systeem voor het delen van bestanden nodig.”
Deze oplossing voor het delen van bestanden moest eenvoudig in gebruik zijn, maar ook veilig en in overeenstemming met de regels en richtlijnen. Toegang geven en weer ontzeggen moest eenvoudig te regelen zijn. PQR stelde voor om Citrix Sharefile te implementeren, omdat daarmee de integratie met mobiele apparatuur, SharePoint en Outlook geen probleem is. Bovendien past het binnen de bestaande technische architectuur en filosofie van Mazars. In een Proof of Concept is een groep collega’s ermee gaan werken. “De testgroep was zo enthousiast, dat we niet lang over dit concept hoefden na te denken en het al snel als oplossing voor het uitwisselen van bestanden zijn gaan gebruiken.”
Praktijkcase
“PQR heeft op basis van de informatie die wij hebben aangeleverd, implementatiespecificaties opgesteld. De werkzaamheden die nodig zijn om het ontwerp te realiseren zijn in een projectplan gezet. Het resultaat is een centrale virtuele werkplek die overal en altijd vanaf ieder device bereikbaar is. Medewerkers en externen kunnen nu slimmer werken, communiceren en onderling informatie delen.”
Slim werken met centrale virtuele werkplek
Mazars was zeer tevreden over de rol die PQR als kennis- en implementatiepartner in dit project speelde, dat gevraagd werd of PQR ook kon helpen bij het ontwerp en de implementatie van een mobiele werkplek. “PQR heeft op basis van de informatie die wij hebben aangeleverd, implementatiespecificaties en een projectplan opgesteld. Deze plannen zijn doorgesproken en aangepast zodat het implementatietraject opgestart kon worden. Met een private cloudoplossing op basis van Microsoft System Center en Hyper-V en een virtuele Citrix XenDesktopomgeving met Microsoft Exchange, Lync, File services en Active Directory hebben wij nu een centrale virtuele werkplek die overal en altijd vanaf ieder device bereikbaar is. Onze medewerkers en externen kunnen nu slimmer werken, communiceren en onderling informatie delen.”
Trainen, trainen, trainen
Inmiddels werkt de hele Nederlandse Mazars-organisatie met de nieuwe werkplek. Uitrol en training hebben in fases plaatsgevonden, zodat tussentijds kon worden bijgestuurd en aangepast. “De eerste fase bestond uit een landelijke training voor het gebruik van ShareFile, de distributie van de handleiding en de uitrol van de mogelijkheid om grote bestanden via e-mail te versturen en te ontvangen”, vertelt Keessen. “In de tweede fase zijn de mobiele devices geschikt gemaakt voor mobiele data en application management en heeft de koppeling met SharePoint plaatsgevonden. Per gebruikersgroep zijn specifieke trainingen gegeven zodat alle mogelijkheden die de nieuwe centrale virtuele werkplek met zijn applicaties en programma’s biedt, daadwerkelijk gebruikt kunnen worden. Ook onze IT-beheerders zijn in kennisoverdrachtsessies getraind.”
Mobile first
Mazars is nu samen met PQR een ‘mobile first’-strategie aan het implementeren. “PQR vervult de rol van adviseur en het platform wordt naar volle tevredenheid geïmplementeerd. Het uiteindelijke resultaat zal zijn dat alle interne diensten voor onze medewerkers via dit mobiele platform beschikbaar komen en via de mobiele telefoon te benaderen zijn. We gaan steeds verder met het optimaliseren van onze IT-infrastructuur zodat we aan de interne vraag kunnen blijven voldoen en overal en altijd die felbegeerde veilige toegang tot de benodigde bestanden kunnen geven. Ook in dit project heeft PQR weer aangetoond te weten wat projectmanagement is; in de toekomst zullen wij zeker weer samenwerken.”
Gekozen techniek
- Citrix Sharefile
- Citrix XenDesktop
- Microsoft System Center en Hyper-V
- Microsoft Exchange, Lync, File services en Active Directory
Business outcome
- Altijd toegang via ieder device
- Eenvoudig en veilige zakelijke bestandsuitwisseling
- Slimmer samenwerken en communiceren