Bij het Amsterdamse werk- en leerbedrijf Pantar stond cloudtechnologie vanaf 2018 hoog op de agenda. ‘Anytime, anywhere en op any device’ kunnen werken was voor Pantar een belangrijke doelstelling voor de toekomst. Dat leidde in 2019 tot een aanbesteding om de circa 350 werkplekken van de organisatie op die nieuwe manier in te richten. Pantar koos voor de aanbieding van PQR – rustmakers in IT –, onder andere door de sterke nadruk op adoptie van technologie.
Pantar is een van de drie grootste leer- en werkbedrijven van Nederland. De organisatie helpt vanuit zeven locaties zo’n drieduizend langdurig werklozen en mensen met afstand tot de arbeidsmarkt op weg naar een reguliere baan. De focus ligt daarbij op de regio Amsterdam en Diemen. Mensen kunnen via Pantar aan de slag of werkervaring opdoen bij de plantsoenendienst, in een productieomgeving of als verkeersregelaar.
Van Citrix naar de cloud
De circa 350 kantoormedewerkers maakten tot mei 2020 nog gebruik van een Citrix-omgeving. Dit platform beperkte Pantar in de inzet van moderne IT-mogelijkheden. Daarnaast werden er steeds meer applicaties als Software-as-a-Service via de cloud aangeboden. Pantar schreef een aanbesteding uit waarbij leveranciers moesten voorzien in een stabiele, veilige en betrouwbare ICT-voorziening voor de medewerkers, zodat deze hun werkzaamheden efficiënt en snel kunnen uitvoeren op basis van ‘anytime, anywhere en any device’. Daartoe moest een portalwerkplek worden ingericht die toegang verschaft tot alle bij opdrachtgevers gebruikte applicaties. Ook viel een groot aantal diensten onder de aanbesteding, zoals de noodzakelijke datacommunicatieverbindingen, beheerdiensten voor de werkplekken, het mobiele device management, de firewalls, VPN, spamfilter, back-up, restore en antivirus. Ook moest de leverancier het gehele migratietraject uitvoeren.
Adoptie en SpaceHub
Pantar koos na het selectietraject voor de aanbieding van PQR. Belangrijke overwegingen voor de organisatie voor die keus waren onder meer de sterke nadruk op adoptie en de inzet van PQR SpaceHub. Adoptie is in de optiek van PQR cruciaal voor de effectiviteit van een IT-project. Daarom besteedde PQR in zijn voorstel veel aandacht aan het ontwikkelen van digitale vaardigheden van medewerkers in de vorm van intensieve workshops en trainingen en persoonlijke begeleiding direct na de migratie. Met SpaceHub speelt PQR in op de wens van veel bedrijven om veilig, gecontroleerd en in een eigen tempo over te stappen naar de cloud. SpaceHub is een modulair hybride multi-cloudplatform voor advies, implementatie en beheer van moderne workspace- en datacenter-oplossingen. Voor Pantar bouwde PQR een intuïtieve, single sign-on-omgeving , die voorziet in het aanbieden een vertrouwde en betrouwbare overzichtelijk werkplek met alle applicaties die werknemers nodig hebben. Het is een mix van SaaS-applicaties zoals Microsoft 365, Microsoft Teams en, afhankelijk van de functie, ook financiële applicaties zoals Exact. Applicaties die niet als dienst kunnen worden afgenomen, draaien binnen SpaceHub, waarbij PQR in het geval van Pantar samenwerkt met cloudspecialist Uniserver. De applicaties en data van Pantar die niet vanuit de public cloud te gebruiken zijn, landen op een IaaS-platform dat Uniserver levert.
Migratie
De overgang naar de nieuwe werkplek zorgde voor de nodige hoofdbrekens van de teams bij PQR en Pantar. Door de coronacrisis kwamen overeengekomen levertijden van apparatuur en verbindingen onder druk te staan en moest het adoptietraject met betrekking tot het opleidings- en trainingsprogramma aangepast worden van fysiek naar virtueel. Dankzij een nauwe samenwerking tussen PQR, Pantar en partners van PQR (waaronder Adoptify, Veenman en Uniserver) en hun professionaliteit, kennis, inzet en flexibiliteit kijken alle betrokken partijen terug op een zeer succesvolle overgang die in één weekend is gerealiseerd.
“Het vroeg van iedereen veel inzet, flexibiliteit, creativiteit en incasseringsvermogen. Het is mooi om te zien dat een groep specialisten met een gemeenschappelijk doel op organische wijze tot geweldige resultaten komt.”
– Joffri Roodselaar,Coordinator IT, Contractmanager & CISO bij Pantar
Resultaten
De medewerkers van Pantar hebben de mogelijkheden van de nieuwe werkplek snel omarmd. Zo zorgde de communicatie via de chatfunctie van Microsoft Teams binnen twee weken voor een afname van veertig procent in mailverkeer. Ook wisten medewerkers de vergadermogelijkheden van Teams te waarderen. De circa 180 actieve gebruikers van Microsoft Teams hadden al snel dagelijks gemiddeld 40 online vergaderingen. Ook het verbruik van papier is fors afgenomen nu medewerkers digitaal vaardiger worden. Intussen is de adoptiegraad al weer verder verhoogd. Dit is een continu proces.
Stevige basis
Met de nieuwe werkplek is een stevige basis gelegd voor de toekomst. Pantar gaat samen met PQR werken aan het verder uitbouwen van de omgeving zodat er consequent sprake is van meerwaarde voor de business. Ook wil Pantar meer werk maken van optimalisering van de informatiestrategie en het invoeren van een datagedreven beleidsvoering. Security, privacy en het bijhouden van de technologische ontwikkelingen prijken eveneens hoog op de prioriteitenlijst.