Het Trimbos-instituut maakte gebruik van een door PQR geleverde VDI-infrastructuur. Die was erg veilig en superstabiel, maar niet heel flexibel. Als antwoord op de groeiende vraag naar ‘altijd en overal veilig kunnen werken’ ontwikkelde PQR een op SpaceHub gebaseerde nieuwe ICT-infrastructuur voor Trimbos. Trimbos koos onder andere voor PQR dankzij de bestaande, prettige samenwerking en flexibiliteit van de SpaceHub dienstverlening.
Het Trimbos-instituut is een kennisinstituut voor geestelijke gezondheid en het (voorkomen van) gebruik van tabak, alcohol en drugs. Het richt zich op vijf kernthema’s: alcohol, drugs, tabak, mentale gezondheid & preventie en zorg & participatie.
Van VDI-infrastructuur naar SpaceHub
Ramon van Ramselaar is ICT-manager bij het Trimbos-instituut. “Onze medewerkers werken telkens meer op diverse locaties wereldwijd, waar ze soms geen internetverbinding hadden. We wilden meer flexibiliteit om ook deze ‘remote workers’ op een veilige manier te kunnen ondersteunen, en zijn op zoek gegaan naar een alternatief voor onze VDI-werkplekken. We hebben naast onze bestaande partner PQR nog drie partijen uitgenodigd om een voorstel uit te brengen. Uiteindelijk hebben we gekozen voor PQR en een nieuwe IT-omgeving op basis van SpaceHub.”
De keuze voor PQR
Bij de selectieprocedure heeft Trimbos gekozen voor een heel bijzondere uitvraag: niet de klassieke aanpak met uitgebreide RFI en RFP, maar een beknopte PowerPoint met de functionele wensen en eisen. Ramon van Ramselaar: “We hebben hiervoor gekozen omdat ik voor de feitelijke inrichting van de omgeving wil kunnen vertrouwen op de expertise van onze partner, in plaats van dat wij ze vertellen hoe ze hun werk moeten doen.” Trimbos heeft heel veel data, zoals wetenschappelijke onderzoeken, die veel waard is. Daarnaast legt Trimbos in bepaalde gevallen privacygevoelige persoonsgegevens vast.
“Die data moeten dus volledig veilig zijn, maar we willen ook informatie kunnen delen. Wij hebben na een zorgvuldige selectie gekozen voor PQR dankzij hun inhoudelijk sterke voorstellen, omdat we erg tevreden waren over de bestaande samenwerking, en omdat zij onze organisatie goed kenden.”
– Ramon van Ramselaar, ICT-manager bij Trimbos
De SpaceHub-omgeving
Vanaf begin 2020 hebben PQR en Trimbos samengewerkt aan de bouw van een Modern Datacenter, Modern Workspace en de inrichting van PQR Managed Services. Hiermee werd het technologische fundament gelegd voor de overname van de ICT-beheerwerkzaamheden. Voor de ruim 240 medewerkers van Trimbos is er een compleet nieuwe werkplek gerealiseerd op basis van Microsoft Windows 10, Microsoft365, de Liquit selfserviceapplicatie portaal ten behoeve van het ontsluiten van applicaties, en Synigo Pulse als digitaal startpunt voor uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden voor alle medewerkers.
Adoptie in COVID-19 tijd
In de afgesproken aanpak was er veel tijd en aandacht besteed aan de adoptie van de nieuwe werkomgeving. Het doel was dat iedere Trimbos-medewerker vanaf de eerste dag vertrouwd zou zijn met de nieuwe omgeving, en efficiënt en snel hun dagelijkse digitale werkzaamheden kunnen uitvoeren. Ramon van Ramselaar: “En toen was er de COVID-19 pandemie. We waren bijna klaar met het bouwen van de werkplek en moesten ontzettend snel over om onze thuiswerkers te kunnen ondersteunen. Dat heeft veel gevraagd van PQR en ons interne succesteam. Wat hierbij ontzettend heeft geholpen is de ondersteuning door een adoptieconsultant van PQR, en een externe communicatieadviseur. 50% van het succes van het project heeft te maken met adoptie, en zonder hen hadden we het nooit gehaald. Datzelfde geldt ook voor de engineers. Complimenten aan het hele team dat we dit samen voor elkaar hebben gekregen.”
Security staat voorop
Ramon van Ramselaar: “Wij reizen veel, maar security staat daarbij altijd voorop. We hebben bijvoorbeeld collega’s die naar congressen in het buitenland gaan. Soms komen ze op plekken zonder mogelijkheden om verbinding met het internet te maken. In het verleden kon een collega helemaal niets, zelfs niet met een USB-stick. Onze nieuwe omgeving werkt veel handiger: je kan offline werken en als je weer online bent dan synchroniseert alles weer.” Voor de bescherming van de data is onder andere multi factor authenticatie ingericht en alle data op de Trimbos computers zijn versleuteld. Om alle security gerelateerde logging te verzamelen en adequaat te kunnen reageren op eventuele dreigingen, zet PQR Security Information & Event Management (SIEM) in. De uitvoering hiervan wordt ingevuld door het PQR Security Operations Center (SOC).
Resultaten en voordelen
Met de nieuwe IT-omgeving op basis van SpaceHub kon Trimbos de overstap maken van investeringen naar een pay-per-use model waarbinnen zij eenvoudig resources kan op- en afschalen. Ramon van Ramselaar: “Een ander voordeel van SpaceHub is dat het ons heel veel flexibiliteit geeft. Wat ik heel sterk vind aan PQR is dat het maakt niet uit met welke partijen we samen moeten werken, ze doen het gewoon.” Trimbos werkt voor het netwerk met een andere leverancier samen en PQR is het single point of contact voor de volledige IT-omgeving.
“Ik ervaar de samenwerking met PQR als een heel prettig partnership van beide kanten. Een goede vraag die die PQR mij altijd stelt: zijn de gebruikers tevreden? Je kan als IT-bedrijf de SLA halen, maar dat hoeft niet per se een tevreden klant op te leveren. Een goede samenwerking staat of valt dus met goede communicatie. Ik heb bij PQR het gevoel dat ik niet alleen sta. Ik voel het in de samenwerking, wat iets anders is dan dat iemand het in een brochure of op een website heeft staan. Ik zeg altijd: ik doe nooit zaken met logo’s, maar met mensen. En bij PQR werken goede mensen waar we prettig en professioneel mee samenwerken.”
– Ramon van Ramselaar, ICT-manager bij Trimbos
Basis voor de toekomst
Ramon van Ramselaar: “De nieuwe omgeving is inmiddels tot volle tevredenheid opgeleverd en door PQR in beheer genomen. We blijven doorlopend in overleg om te kijken hoe we die omgeving optimaal kunnen blijven inzetten, en onze legacy-omgeving toekomstbestendig te maken. Het SOC van PQR biedt ons grote meerwaarde in de ondersteuning van flexibel werken met intelligente werkplekken. Wij kunnen ons echt geen datalek permitteren! Daarom onderzoeken we ook hoe we de security-dienstverlening van PQR nog verder kunnen uitbreiden.”
