Licence to chill

De kosten van softwarelicenties vormen, naast apparatuur– en beheerkosten, al snel tot ruim 30 procent van uw IT–investeringen. We zien nog veel organisaties waarbij het licentiebeheer niet optimaal aansluit op de werkelijke behoefte en waarbij onnodig veel tijd en geld wordt verspild aan het beheren, kiezen en aanschaffen van softwarelicenties. Niet alleen IT-personeel, maar ook medewerkers met een inkoop-, facilitaire– of finance rol besteden veel (onzichtbare) tijd aan licentiebeheer.
 
De dynamiek en complexiteit van softwarecontracten bij de diverse softwareleveranciers vereisen gespecialiseerde kennis van uw medewerkers. En de meeste organisaties hebben veel moeite om een correct overzicht aan te leveren van de kosten en het actuele gebruik van software voor financiële verantwoording of bij een eventuele audit door een softwareleverancier.

Dynamiek

Wat ik zie is dat veel organisaties bij het doorlopen van een geleidelijke digitale transitie steeds meer te maken hebben met een hybride invulling voor hun datacenters, werkplekken en security. Vrijwel alle relevante softwareleveranciers kiezen in hun strategie voor een vorm van As a Service (SaaS, PaaS, IaaS). Dit maakt traditionele licentievormen zowel financieel als functioneel steeds minder aantrekkelijk. Veel softwareleveranciers stimuleren organisaties bij de overstap naar de hybride cloud. Maakt u voldoende gebruik van de bestaande promotieacties van de diverse leveranciers, zowel wat betreft licentiekosten als projectkosten bij een transitie? Welke keuzes heeft u op het moment dat uw huidige softwarecontracten voor een langere periode moeten worden verlengd, terwijl u nog deels gebruik wil blijven maken van uw huidige infrastructuur maar ook op onderdelen wil overstappen op een hybride cloudmodel voor uw datacenter?   

En hoe anticipeert u op wisselingen in aantallen (inhuur)medewerkers en wisselende behoeften vanuit het moderne hybride werken? Het is een kostbare oplossing om een overschot aan licenties op de plank te hebben liggen, maar een medewerker die niet kan werken omdat er niet tijdig licenties beschikbaar zijn, kan een veelvoud in kosten betekenen. Tenslotte vragen multicloud en security-uitdagingen om een scherpe blik op uw totale softwareportfolio. Waarbij het snel kunnen wisselen of combineren van nieuwe oplossingen en uitfaseren van softwareproducten tot de mogelijkheden moet kunnen behoren.  

Aantoonbaar in controle

Bij steeds meer organisaties is de IT-afdeling met name verantwoordelijk voor de basisinfrastructuur en worden zij beoordeeld op een mix van betrouwbaarheid, veiligheid en totale operationele kosten (aanschaf en beheer). Dit IT-fundament moet snel kunnen op- en afschalen, afhankelijk van de behoefte van de organisatie. Dit moet zich vertalen naar efficiënt licentiebeheer.

Alle functionele software wordt in de meeste gevallen aangevraagd vanuit de diverse andere organisatieonderdelen. Dit varieert van een basis werkplekconfiguratie, meestal geïnitieerd vanuit HR-processen, tot gespecialiseerde softwareproducten, zoals bijvoorbeeld ERP, CAD/CAM en software voor gegevensanalyse. 

Bij licentiebeheer gaat veel aandacht uit naar een actuele centrale registratie van de in gebruik zijnde en gecontracteerde software, inclusief tijdige verlenging van contracten en op – en afschalen op basis van werkelijke aantallen gebruikers. Op basis van deze sluitende administratie kan het proces van bestelling en levering van software worden geoptimaliseerd en wordt tijd- en daarmee geld- bespaard voor uw IT-, HR- en financiële afdeling. In veel gevallen worden daarbij self service-mogelijkheden geboden. Er worden afspraken met u gemaakt over doorloop- en levertijden. Bij een eventuele audit zijn alle gegevens direct voorhanden en voorkomt u een tijdrovende exercitie om alle vereiste informatie te verzamelen.  

Daarnaast is het mogelijk om niet alleen vanuit uw contractuele positie naar uw licenties te kijken, maar ook met een geautomatiseerde scan uw omgeving te laten onderzoeken op de werkelijk in gebruik zijnde licenties. De uitkomsten van een dergelijke scan vormen belangrijke informatie voor het eventueel op- of afschalen in aantallen licenties, maar kunnen ook een bron vormen om middels adoptie het gebruik van software door uw medewerkers te optimaliseren. 

De laagste prijs is niet altijd de beste prijs

De totale kosten van softwarelicenties bestaan, naast de productkosten en verbruikskosten vanuit meerdere clouds, voor een groot deel uit de hoeveelheid tijd die binnen uw organisatie wordt besteed aan het licentiebeheer. De tijdbesteding voor het benaderen van leveranciers, voeren van onderhandelingen en het verwerken van bestellingen en leveringen loopt bij elkaar opgeteld al snel op richting een fulltime medewerker. Nog los van alle tijd die moet worden geïnvesteerd in het actualiseren van uw licentiekennis en veranderende complexe contractvormen.   

Sommige organisaties geven deze basisprocessen uit handen, maar worden vervolgens niet compleet gefaciliteerd op actief meedenken om de totale softwareportfolio en bedrijfsprocessen volledig af te stemmen op de werkelijke bedrijfsbehoefte. Het is bovendien nog maar de vraag of partijen, die primair bestaan van grote volumes software-omzet, werkelijk direct gebaat zijn bij het bieden van de voor u meest gunstige prijs.  

Licensing as a Service

PQR maakt samen met uw IT-team uw totale licentieportfolio inzichtelijk en stemt deze af op uw IT-roadmap. PQR heeft bij diverse toonaangevende softwareleveranciers de hoogst mogelijke partnerstatus. Onze technische specialisten kunnen u inhoudelijk adviseren. En op de minder gangbare software verzorgen wij de route naar gespecialiseerde kennispartners binnen ons netwerk.

Vervolgens nemen wij het complexe en tijdrovende beheer van uw totale softwareportfolio over en laten wij dit procesmatig aansluiten op uw interne organisatie. Gebruikmakend van een uitgekiend netwerk van softwareleveranciers en distributeurs zijn onze gespecialiseerde inkopers altijd voor u op zoek naar de beste prijs en contractvormen. Vervolgens leveren wij binnen de vooraf afgesproken termijnen. 

Deze dienst, Licensing as a Service, maakt integraal deel uit van onze SpaceHub-aanpak, maar kan ook als losse dienst voor u worden ingeregeld. Veel organisaties gingen u al voor en hebben ons ingeschakeld. Wij noemen onszelf niet voor niets rustmakers in IT. Wij willen IT-afdelingen van organisaties een goede nachtrust geven door ze het licentiebeheer uit handen te nemen, zodat zij zich meer kunnen concentreren op hun kerntaken. 

Heeft u vragen of wilt u een verkennend gesprek? Neem gerust contact met mij op. Hier leest u meer over licentiemanagement.