Actueel — Blog
Wanneer u binnen uw organisatie een nieuwe digitale werkplek gaat implementeren, krijgt iedereen dan exact dezelfde standaard werkplek of kiest u voor maatwerk? En als u kiest voor een standaard werkplek: krijgt iedere medewerker dan ook dezelfde licentie en adoptietraining? Hoe bepaalt u hoe ‘de perfecte’ werkplek er uit moet zien? Bij PQR gebruiken we steeds vaker persona’s om onder andere werkplekken voor onze klanten zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten en te ondersteunen. Ik leg graag uit wat persona’s zijn en hoe u ze voor uw organisatie kunt inzetten.
Waarom persona’s gebruiken?
Wanneer u aan de vooravond staat van de migratie naar een nieuwe moderne werkplek met bijvoorbeeld Teams, SharePoint en OneDrive dan is het handig als u weet wat voor type gebruikers u in uw organisatie hebt. Want het grote nadeel van één standaard werkplek is dat deze vrijwel zeker niet perfect voldoet voor iedere medewerker. Niet elke gebruiker is hetzelfde en heeft dezelfde behoefte als het gaat om zaken als gebruikte softwarepakketten, performance en mobiliteit.
Wat zijn eigenlijk persona’s?
Een persona is een archetype. Ofwel een karakterisering van een bepaald type gebruiker. Het is een fictief persoon die een specifieke gebruikersgroep vertegenwoordigt die gebruik maken van een IT-voorziening en/of service. Persona’s kunnen voor een hele organisatie worden ontwikkeld of specifiek voor een bepaald systeem of toepassing.
Persona’s kunnen bijvoorbeeld worden toegepast bij:
- De geplande implementatie van een nieuwe digitale werkplek;
- een verbouwing, verhuizing, fusie en/of overname;
- als nulmeting om te bepalen waar u nu staat;
- bij de renewal van licentie contracten, om te bepalen welke medewerker welke licentie nodig heeft;
- bij het bepalen van de adoptiebehoefte.
Hoe ontwikkel je persona’s?
Het traject voor en met onze klant Equalit is een mooi voorbeeld van de aanpak die wij hebben gehanteerd. Voor Equalit heb ik 12 interviews afgenomen met medewerkers van onder andere burgerzaken, HR, IT en financiën bij de gemeente Zundert. Ik heb al die mensen dezelfde vragen gesteld, bijvoorbeeld:
- Wat voor werk doe je?
- Wat voor IT-middelen gebruik je dagelijks om je werk te kunnen doen?
- Als je een verandering binnen je werk krijgt, vind je dat dan gemakkelijk of lastig?
De persona’s die ik daar heb ontwikkeld zijn gebruikt voor de migratie van file shares naar SharePoint Online. Tijdens het ontwikkelen van de persona’s hebben we samen met de klant verschillende pijlers benoemd. Een van die pijlers: welke gebruikersroep heeft welke adoptie nodig om het maximale uit de SharePoint Online-migratie te halen? Is iemand bijvoorbeeld digitaal vaardig of niet? Mensen die digitaal niet erg vaardig zijn, hebben veel meer ondersteuning nodig om de nieuwe manier van werken te kunnen omarmen.
Wat is het ideale aantal persona’s?
Bij het ontwikkelen van persona’s moet je een afweging maken hoeveel er minimaal nodig zijn om voldoende rekening te houden met de verschillende rollen en functies binnen een organisatie. Mijn uitgangspunt: maak er nooit meer dan 7 of 8. Als je meer persona’s gebruikt dan verlies je namelijk de efficiencyvoordelen die je kan bereiken door het groeperen van gebruikers met een vergelijkbaar profiel. Voor Equalit zijn we uiteindelijk op 6 persona’s uitgekomen. Tijdens het project hebben we geconstateerd dat er binnen een gemeente vrij veel verschillende functies zijn die onder 1 persona kunnen vallen.
Persona’s en adoptie
Tijdens een van de workshops heb ik de medewerkers gevraagd hun eigen digitale vaardigheid een cijfer te geven. Het is belangrijk om dat te weten, want het heeft directe consequenties voor de adoptie. Het kan ook leiden tot besparingen, want een medewerker met een hoge digitale vaardigheid heeft voldoende aan een kort en effectief adoptietraject. Organisaties hoeven dus alleen waar het echt nodig is 1 op 1 te trainen.
De voordelen van werken met persona’s
Het werken met persona’s biedt een aantal duidelijke voordelen. Om te beginnen kunnen organisaties hiermee op een efficiënte manier optimale adoptie op maat bieden aan alle gebruikers. Doordat u weet hoeveel mensen onder die persona vallen, heeft u inzicht in de trainingsbehoefte en is ook direct helder wat de kosten daarvan zullen worden.
Werken met persona’s kan ook helpen om besparingen op softwarelicenties en hardware te realiseren. Zo heeft wellicht niet iedere medewerker een Microsoft E5-licentie nodig, maar kan de behoefte met bijvoorbeeld een F1, E1 of E3 met EMS worden ingevuld. Bepaalde afdelingen zoals finance of facilitair hebben wellicht geen mobiele werkplek nodig. Persona’s kunnen ook helpen om dit te vertalen naar de inrichting van het bedrijfspand, inclusief bekabeld of draadloos netwerk en goedkopere thin clients in plaats van laptops.
Geen momentopname
Wilt u ook aan de slag met persona’s? Dan is het belangrijk dat ze niet na eenmalig gebruik in een la verdwijnen, maar dat ze jaarlijks worden geëvolueerd en aangepast waar nodig. Dat kunt u ook samen met PQR doen als onderdeel van onze Adoptie as a Service-dienstverlening. Zo werken we samen aan een levend document en garanderen we optimale IT-ondersteuning van uw medewerkers.
Meer weten?
Benieuwd hoe PQR uw organisatie kan helpen met zaken als adoptie en het gebruik van persona’s? Klik hier om meer informatie aan te vragen.
Geplaatst door
