Actueel — Blog
Als functioneel consultant Microsoft 365 zal het geen verrassing zijn dat ik nogal bevooroordeeld ben: feitelijk zie ik alleen maar voordelen van het werken in de cloud. Alleen de route naar de cloud toe, daar zie ik nog wel eens iets mis gaan. Die ervaringen, en adviezen om deze problemen te voorkomen, deel ik graag met u. Zodat niet alleen het gebruik van, maar ook uw migratie naar Microsoft 365 een geweldige ervaring zal worden.
Valkuil 1: onvoldoende inzicht in de bestaande situatie
Voor aanvang van de cloud-migratie is het essentieel om goed inzicht in de bestaande infrastructuur te hebben, inclusief de afhankelijkheid van applicaties bij de overgang naar de cloud. Want bijna geen enkele applicatie draait in een isolement en zonder de juiste voorbereiding kunnen storingen in on premise applicaties optreden wanneer die niet goed met de cloud samenwerken. Zeker wanneer deze applicaties essentieel zijn voor de bedrijfsvoering moet daar vooraf een oplossing voor gezocht worden.
Advies: test vooraf de interoperabiliteit en onderzoek als dat nodig is, de cloud alternatieven voor de legacy-applicaties die uw organisatie gebruikt.
Valkuil 2: onvoldoende bandbreedte
Dit lijkt misschien een open deur, maar voldoende bandbreedte is essentieel om probleemloos en productief met cloudapplicaties te werken. Ik zie vaak bij kleinere organisaties dat hun bestaande internetverbinding niet voldoende capaciteit biedt als ze steeds meer gaan videobellen, thuiswerken en online samenwerken aan documenten.
Advies: bepaal de behoefte aan bandbreedte op basis van de piekbelasting van de cloudapplicaties die u gaat gebruiken, en de aantallen mensen die daarmee gaan werken. Check ook welke bandbreedte uw huidige verbinding heeft, en tot welke capaciteit deze kan worden uitgebreid. En plan een eventuele upgrade tijdig; het aanleggen van een zakelijke glasvezelverbinding duurt al snel een paar maanden.
Valkuil 3: bescherming van (gevoelige) data
De overstap naar de cloud hoeft niet onveiliger te zijn dan het werken vanuit het eigen datacenter. Als we alleen al naar Microsoft 365 kijken: er is volgens mij geen enkel bedrijf dat net zoveel investeert in de beveiliging daarvan. Maar in de praktijk zien we zonder de juiste maatregelen toch een groter risico op datalekken ontstaan, omdat medewerkers heel eenvoudig bestanden en informatie extern kunnen delen.
Advies: zorg er met de juiste beveiligingsmaatregelen voor dat ook uw bestanden beschermd zijn tegen verlies en ongeoorloofd delen. Voor de beveiliging en bescherming van gegevens en bestanden biedt Microsoft Purview krachtige functies en mogelijkheden. Met het instellen van gevoeligheidslabels voorkomt Purview dat bepaalde typen bestanden extern gedeeld kunnen worden. Bestanden die wel gedeeld mogen worden, worden versleuteld verstuurd zodat deze niet onderschept kunnen worden. Als laatste tip: vergeet de back-up niet. Microsoft heeft de mogelijkheden binnen 365 de laatste tijd verder uitgebreid, maar onderaan de streep bent u zelf verantwoordelijk voor het maken en testen van een regelmatige back-up.
Valkuil 4: onderschatting van de migratiekosten
Na een migratie naar de cloud profiteren organisaties vaak van besparingen, omdat ze dat deel van hun IT niet meer zelf hoeven te beheren. Wat ik nog wel regelmatig zie is dat organisaties de kosten van de migratie zelf onderschatten.
Advies: de grootste kostenpost zit meestal in de migratie van data. Ik ga vaak vooraf met klanten in gesprek om te bepalen wat de juiste balans is tussen kosten en gebruiksgemak. Een praktische optie is de data die jonger is dan bijvoorbeeld 4 jaar te migreren naar de nieuwe omgeving en de oudere data in een aparte omgeving (bijvoorbeeld SharePoint) te bewaren zodat gebruikers er bij kunnen wanneer het nodig is. Datzelfde geldt voor de migratie van ‘shares’ of afdelingsschijven: bedrijven kiezen vaak voor een bepaalde termijn, bijvoorbeeld gegevens en bestanden die in de laatste 5 jaar zijn aangemaakt of aangepast. Wat we daarbij meestal doen is de bestaande structuur 1 op 1 overnemen in Teams, anders verandert er voor de gebruikers te veel in één keer.
Valkuil 5: bezuinigen op adoptie
De overgang naar Microsoft 365 betekent niet alleen dat de e-mail server in de cloud draait in plaats van in het eigen datacenter. Optimaal gebruik van applicaties zoals SharePoint, OneDrive en Teams vereisen dat gebruikers op een andere manier gaan werken.
Advies: behandel een migratie naar gebruikers als een verandertraject. Zorg voor een gedegen adoptieplan en adoptietraject om de medewerkers hierin op het juiste tempo mee te nemen. Hou rekening met de verschillen in digivaardigheid van individuele of groepen medewerkers bij de aanpak die u hiervoor kiest. Leg de voordelen uit om de medewerkers mee te krijgen en zorg dat ook de cultuur wordt aangepast op de nieuwe manier van werken.
Valkuil 6: kiezen van de juiste licentie
Ik hoor regelmatig van klanten dat het lastig is om het Microsoft 365-abonnement te kiezen dat het beste geschikt is voor de organisatie. En dat is een belangrijke keuze, want het gaat wel om een maandelijks terugkerende uitgave of besparing.
Advies: ik realiseer me dat de licentiestructuur van Microsoft niet altijd even doorzichtig is. Besteed veel aandacht aan de vraag welke functionaliteit u wel of niet wilt gebruiken. Want het ‘vlaggenschip’ de E5-licentie kan en omvat van alles, maar is ook de duurste optie. Op basis van een goede analyse vooraf is er wellicht een voordeligere versie die ook passend is.
Meer weten?
Een succesvolle migratie naar Microsoft 365: daar ondersteunen we u graag bij, van visie tot implementatie en adoptie. Wilt u een keer van gedachten wisselen over dit onderwerp? Neem dan contact met me op via robert.trum@pqr.nl.
Geplaatst door
