De noodzaak van een roadmap voor modernisering van IT voor gemeenten

In een tijdperk waarin technologie een steeds grotere rol speelt in het dagelijks leven, staan veel gemeenten voor de uitdaging om hun IT-infrastructuur te moderniseren. Een cruciaal aspect van de modernisering van IT is het beleid en de visie op dienstverlening. Hoe zien gemeenten hun rol in de toekomst? Hoe willen ze burgers bedienen, vooral in een tijdperk waarin burgers steeds digitaler worden en andere verwachtingen hebben van hun gemeente? De aanpak vergt inzicht in de huidige situatie en een goede planning om de IT te moderniseren. Het hebben van een roadmap is daarvoor een goede leidraad.

Huidige uitdagingen

Gemeenten worden geconfronteerd met diverse uitdagingen. Eén van de redenen om modernisering uit te stellen is vaak dat gemeenten veel legacy applicaties hebben. Deze reden en de druk om snel te reageren op veranderende omstandigheden zijn slechts enkele van de uitdagingen. Dat er weerstand is tegen verandering is begrijpelijk, maar zoals onze experts opmerken: “het houdt een keer op”. Doorgaan met bestaande IT en uitstel van modernisering is geen optie meer.

Gemeente 2030

Het opstellen van een roadmap en het bepalen van de strategie dragen bij aan het realiseren van toekomstige doelen. PQR zet de horizon op het jaar 2030 zodat we toewerken naar een visie en toekomstbeeld van het jaar waarin uw gemeente aanzienlijke vooruitgang heeft gemaakt op het gebied van digitalisering. Dit betekent onder andere een overstap naar de cloud, moderne werkplekken, datagedreven beslissingen en het digitaliseren van alle dienstverlening. Om daar te komen is er dus een duidelijke strategie en roadmap nodig. Het gaat om voorbereiding op de toekomst, nadenken over wat er in de komende 5 tot 7 jaar gaat gebeuren en daarop anticiperen zodat u wendbaar bent en de regie in handen hebt.

Uw roadmap naar 2030

Een roadmap is essentieel voor elke organisatie die zich voorbereidt op de toekomst. Voor uw gemeente betekent dit het identificeren van kerngebieden die verbetering behoeven, het stellen van duidelijke doelen en het uitstippelen van een pad om deze doelen te bereiken. Deze roadmap moet rekening houden met technologische trends, veranderende behoeften van uw burgers en de algemene richting waarin de IT-wereld zich beweegt. IT beweegt hierin mee.

Enkele kernpunten die in de roadmap kunnen worden opgenomen:

• Digitalisering van diensten: digitalisering gaat verder dan alleen het hebben van een website. Het gaat om het aanbieden van volledig digitale diensten waarbij uw burgers en bedrijven online alles kunnen regelen, van het betalen van belastingen tot het aanvragen van vergunningen.
• Informatieuitwisseling: gemeenten hebben verschillende systemen die onafhankelijk van elkaar opereren. Door informatieuitwisseling tussen de systemen mogelijk te maken, kunnen gegevens gemakkelijker en veiliger worden gedeeld en worden werkprocessen efficiënter uitgevoerd.
• Beveiliging: met de toename van cyberaanvallen is beveiliging belangrijker dan ooit. Uw gemeente moet investeren in moderne beveiligingstechnologieën en -praktijken om de gegevens van uw burgers te beschermen.

Waarom u dit serieus moet nemen

De wereld verandert snel en uw gemeente kan het zich niet veroorloven om achter te blijven. Hier zijn enkele redenen waarom:

• Verwachtingen van uw burgers: in een tijdperk waarin men gewend is aan online en instant dienstverlening, verwachten uw burgers hetzelfde niveau van efficiëntie van hun gemeente.
• Efficiëntie en kostenbesparing: door te investeren in modernisering kan uw gemeente op lange termijn geld besparen door processen te stroomlijnen en handmatige taken te verminderen.
• Binden en behouden: gemeenten willen zo aantrekkelijk mogelijk zijn voor bedrijven en burgers om zich te vestigen. Bovendien draagt een moderne IT-omgeving bij aan werkplezier van medewerkers.

Uw beleid en de toekomstige regie

Het is van essentieel belang om na te denken over de toekomststrategie en het dienstverleningsbeleid voor IT-ontwikkeling in uw gemeente. Wat is de voorziene positie van uw gemeente in het jaar 2030? Op welke manier is het van plan om de inwoners te ondersteunen, met name nu zij andere verwachtingen hebben van de dienstverlening van hun gemeente?

De visie op dienstverlening moet verder gaan dan alleen de technische aspecten. Het gaat niet alleen om het hebben van een digitale infrastructuur, maar ook om het begrijpen van de behoeften en verwachtingen van uw burgers. In een wereld waarin burgers gewend zijn aan instant dienstverlening via apps en websites, moet uw gemeente zich aanpassen en diensten aanbieden die aan deze verwachtingen voldoen.

Dit vereist een samenspel tussen verschillende afdelingen binnen uw gemeente. Het gaat niet alleen om IT, maar ook om de operationele kant van de gemeente, de beleidsmakers en de leiderschapsteams. Samen moeten ze een duidelijke visie en strategie ontwikkelen voor de toekomst. Bovendien moet deze visie flexibel zijn. De wereld verandert snel, en wat vandaag relevant is, is morgen misschien verouderd. Daarom moet uw gemeente niet alleen nadenken over de huidige behoeften, maar ook in staat zijn om te anticiperen op toekomstige trends en veranderingen.

De cruciale dialoog tussen IT en uitvoering

Eén van de meest cruciale aspecten van IT-modernisering is de dialoog tussen IT en de uitvoerende kant van uw gemeente. Te vaak is er namelijk een kloof tussen IT en de mensen die ermee werken. In veel gemeenten zien we een dynamiek waarbij de IT-afdeling voornamelijk bestaat uit techneuten die gepassioneerd zijn over technische details. Maar in de moderne wereld, waar technologie en bedrijfsstrategie hand in hand gaan, is deze benadering niet langer voldoende.

Het is essentieel dat er een continue dialoog is tussen IT en de uitvoerende kant van uw gemeente. Deze dialoog moet verder gaan dan alleen technische discussies. Het moet gaan over hoe technologie de bredere doelstellingen van uw gemeente kan ondersteunen, hoe IT kan helpen bij het verbeteren van de dienstverlening aan uw burgers en bedrijven en waar eindgebruikers behoefte aan hebben.

Het is ook van cruciaal belang dat leiderschapsteams, of het nu gemeentesecretarissen of wethouders zijn, betrokken zijn bij deze discussies. Ze moeten de waarde van IT begrijpen en hoe het hun doelstellingen kan ondersteunen. Dit vereist een verschuiving in mindset, waarbij IT niet langer wordt gezien als een losstaande eenheid, maar als een essentieel onderdeel van de strategische planning van uw gemeente.

PQR helpt veel gemeenten in Nederland met de uitvoering van hun roadmap voor de modernisering van hun IT. Hierdoor zijn deze gemeenten in staat aan de verwachtingen van burgers en bedrijven te voldoen, hebben zij een grotere efficiëntie in hun IT-processen bereikt en zijn zij wendbaar voor ontwikkelingen die spelen in de maatschappij en in de gemeente.

Neem contact op met ons als u kennis wilt maken met onze aanpak voor uw gemeente.