Actueel — Blog
Organisaties focussen vaak op het onderhandelen van de ‘beste deal’ bij de aanschaf van licenties. Dat is logisch. Wat ik echter vaak zie, is dat er veel minder aandacht is voor zogenoemde ‘shelfware’. Dit kan veel grotere financiële gevolgen hebben. In dit artikel leg ik uit wat de risico’s en oorzaken van shelfware zijn, hoe u hier inzicht in kunt krijgen en hoe u de kosten structureel kunt afstemmen op het daadwerkelijke gebruik.
Wat is het risico van shelfware?
Shelfware zijn licenties die niet, of niet volledig, worden gebruikt. Onderzoeken en analyses van onder andere Gartner laten zien dat organisaties vaak te veel licenties aanschaffen. Dit kan een flinke schadepost opleveren: gemiddeld wordt zo’n 30% van de aangeschafte software- en cloud-resources niet gebruikt.
De vijf oorzaken van overlicensering
Als software- en licentie-expert bij PQR zien we bij klanten vijf belangrijke oorzaken van een mismatch tussen de aangeschafte en daadwerkelijk gebruikte licenties.
- Ongebruikt op de plank
Om te beginnen zien we licenties die ongebruikt ‘op de plank liggen’. Organisaties huren een bepaald aantal licenties, maar deze worden pas gebruikt wanneer ze worden toegekend aan een individuele gebruiker. Tot dat moment kosten ze wel geld, maar leveren ze niets op. Dit komt voor bij alle soorten licentiecontracten. De juiste licentiekeuze kan dit risico soms verkleinen. Bij bijvoorbeeld Microsoft-licenties binnen een EA (Enterprise Agreement) zit u een jaar vast aan de aantallen binnen uw contract. Bij maandlicenties die via een CSP (Cloud Solution Provider) zijn aangeschaft, kunt u aantallen aanpassen als dat nodig is. Met een goede mix van jaar- en iets duurdere maandlicenties kunt u een minimale voorraad aanhouden en toch alle flexibiliteit hebben die u nodig heeft. - Toegekend maar niet gebruikt
Een tweede oorzaak van onnodige kosten zien we bijvoorbeeld bij Microsoft-abonnementen voor applicaties. Dit is een breed portfolio waarin mensen soms meer licenties krijgen dan ze daadwerkelijk gebruiken. Visio en Projects zijn bekende voorbeelden van applicaties waar dit regelmatig misgaat. Met onze SAM-tools kunnen wij zien wanneer elke individuele licentie voor het laatst is gebruikt, zodat alleen betaald wordt voor daadwerkelijk gebruik. - Te zware licenties
Soms kunt u kiezen tussen apps die op de computer draaien, of online worden gebruikt. We zien regelmatig dat de dure ‘offline’ bundels zijn aangeschaft, terwijl gebruikers alleen met web-apps werken. Ook deze vorm van overlicensering kunnen wij snel in kaart brengen. - Te dure licenties
Tot slot worden soms onnodig dure licenties aangeschaft. Vanuit (security)beleid, bijvoorbeeld door de komende NIS2-wetgeving, wordt vaak gekozen voor Microsoft 365 E5 vanwege de geavanceerde beveiligings- en compliance-mogelijkheden. Maar als medewerkers die licentie alleen voor e-mail gebruiken, kunt u beter kiezen voor Exchange Online met Defender. Dit biedt dezelfde veiligheid, maar is veel goedkoper. - Licenties voor ex-medewerkers
De laatste oorzaak van onnodige kosten is wanneer mensen niet meer bij het bedrijf werken, maar nog steeds in de active directory staan. Hierdoor blijven hun licenties actief zonder dat ze worden gebruikt. Dit betekent niet alleen een kostenpost, maar ook een onacceptabel beveiligingsrisico.
Software Asset Management bij PQR
PQR biedt Software Asset Management-expertise met slimme diensten die aansluiten bij de behoeften van uw organisatie. Onze dienstverlening omvat het verkrijgen van informatie over de implementatie, het onderhoud, het gebruik en de optimalisatie van software. Dit doen we op een manier die consistent en compliant is met het gebruik en de doelen van de organisatie, en tegelijkertijd het rendement op software-investeringen maximaliseert.
SAM is meer dan compliance
Software Asset Management (SAM) wordt vaak ingezet om te voldoen aan de licentievoorwaarden van de fabrikant. Maar SAM kan ook helpen om licenties zo kosten efficiënt mogelijk te beheren. Zoals Gartner adviseert: ‘in de context van SaaS moet SAM verschuiven van het beheren van conventionele licentiecompliance naar het meten en beheren van het verbruik van geleverde diensten en functies.’ Dit kan eenmalig worden gedaan, bijvoorbeeld enkele maanden voordat u een nieuwe licentieovereenkomst aangaat. Maar het kan ook worden ingezet als een kwartaalsgewijze meting om een continue afstemming tussen behoefte, functionaliteit en kosten te waarborgen.
Hoe PQR u kan helpen
Met de Microsoft 365 Healthcheck inventariseert PQR welke Microsoft 365- en Office 365-licenties gecontracteerd zijn en wat uw mogelijkheden zijn om dit te optimaliseren. Dit is een concrete en snelle manier om niet-gebruikte licenties en inactieve gebruikers te ontdekken. En dat loont de moeite. In de afgelopen maanden hebben we bij een aantal klanten hun Microsoft-licenties in kaart gebracht. Met onze adviezen konden de klanten alleen al op hun Microsoft-licenties 10 tot 25% besparen.
Wilt u meer weten of shelfware, wilt u uw Microsoft-licenties optimaliseren of heeft u andere software- of licentievragen? Neem dan contact met ons op.
Geplaatst door
