Adoptie bij gemeentes: teamwork makes IT work

Een van de meest gemaakte fouten bij adoptie is een ‘one size fits all’-aanpak. Want niet alle medewerkers gebruiken dezelfde applicaties en werken op dezelfde manier. Daarom moet je de adoptie-aanpak waar nodig aanpassen. Bij PQR hanteren we een uniforme aanpak, maar de vorm en uitvoering worden aangepast op de klant. Zo zien we bijvoorbeeld verschillen tussen medewerkers van zorginstellingen en van gemeentes.

IT bij gemeentes

Bij de meeste gemeentes waar ik als adoptieconsultant kom is er een hoge automatiseringsgraad. Er werken veel ambtenaren, maar ook medewerkers zoals gastvrouwen, receptionisten etc. werken veel met computers. Er is vaak al een portaal waar centraal informatie wordt opgeslagen, of de gemeente is dat actief aan het inrichten. Vanuit die basis kunnen we bij gemeentes meestal veel snelheid maken. Dit komt vooral door een andere aanpak te hanteren dan bij zorginstellingen. De omstandigheden laten het vaker toe om met grotere groepen van dezelfde afdeling een adoptietraject in te gaan.

Teamwork

Ook de interne dynamiek binnen gemeentes helpt bij het versnellen van adoptietrajecten. Je ziet snel en op een natuurlijk manier teamwork ontstaan. De mensen die het al snappen gaan de collega’s helpen, die schil van ‘ambassadeurs’ komt heel makkelijk rond. De informatiesessies en trainingen verzorgen we bij gemeentes vaak ook in grotere groepen. Om nog een keer het verschil met de zorg aan te geven: dankzij de continue hoge werkdruk werken we daar met veel kleinere groepen, om de zorgverlening zo min mogelijk te belasten. Lees er meer over in deze blog.

Standaard aanpak, maatwerk implementatie

Binnen één organisatie zijn er verschillen tussen groepen medewerkers, dit heeft niet alleen te maken met digivaardigheid, maar uiteraard ook met het werk wat zij doen. In de basis is onze aanpak van adoptie niet anders, maar je werkt met mensen die hun eigen prioriteiten hebben. We zorgen ervoor dat elke groep het adoptietraject succesvol doorloopt, in hun eigen tempo en manier van werken. Zo krijgen we het resultaat wat we willen: dat de klant op de beste manier geholpen wordt. En omdat we onze aanpak gestandaardiseerd hebben en informatie over klanten delen binnen ons team, hangt dat niet meer alleen van mijn collega’s of mijzelf af. Het verhaal, de aanpak en de kwaliteit blijven hetzelfde – ongeacht welke PQR adoptieconsultant de klant over de vloer krijgt.

Starten met adoptie

Ons vertrekpunt bij adoptietrajecten is nooit de techniek. We starten bij de organisatie: hoe kan die slimmer, efficiënter en intelligenter werken? Dat leidt tot de vraag: wat moet de gebruiker daarvoor kunnen? Als de mensen met technologie kunnen gaan werken op de manier zoals het bedoeld is, dan kan je innoveren en efficiencyslagen maken. En daarvoor is het nodig dat ze het ‘waarom’ en de voordelen van die nieuwe werkwijze snappen, en die werkwijze daadwerkelijk… inderdaad, adopteren.

De PQR-aanpak

IT-adoptie is een veranderproces en dus mensenwerk. Daarom is onze aanpak er volledig op gericht de mensen mee te nemen. Wanneer je in voor de gebruiker begrijpelijke termen praat, dan gaan mensen het snappen en kunnen ze de vertaalslag maken naar de manier waarop ze gaan werken.

Meer weten?

Kies het pad van de minste weerstand en maak van adoptie een vast onderdeel van elk implementatieproject. PQR helpt u graag op weg. Wilt u een keer van gedachten wisselen over dit onderwerp? Neem dan contact met me op via Jeroen.Laurijsen@pqr.nl.