Anywhere, anytime en met any device veilig kunnen werken, is werkelijkheid voor de zorgmedewerkers van Haaglanden Medisch Centrum (HMC). Met een volledige VMware infrastructuur is de stap naar een Mobile First integratie voor HMC makkelijker gemaakt én is voldaan aan de Gedragslijn Toegangsbeveiliging Digitale Patiëntendossiers.
Haaglanden Medisch Centrum (HMC) in de regio Den Haag is een van de 27 topklinische ziekenhuizen van Nederland. HMC biedt deze klinische zorg vanuit drie locaties: HMC Antoniushove in Leidschendam, HMC Bronovo in regio Wassenaar en Scheveningen en HMC Westeinde in Den Haag. Elke locatie heeft haar eigen specialisaties en gezamenlijk werken er ruim 5.000 zorgprofessionals. Zij maken gebruik van een centrale IT-afdeling. Deze afdeling onder leiding van Edwin Mentink, ICT Manager HMC, ondersteunt en faciliteert de drie locaties en is verantwoordelijk voor IT-innovaties, zodat de zorgprofessionals de beste zorg kunnen bieden aan patiënten.
‘Anytime, Anywhere, Any device’
Enkele jaren geleden was de IT-omgeving van HMC anders ingericht dan nu. Edwin Mentink legt het uit: “6 jaar geleden toen ik bij HMC startte, hebben we met het team een roadmap opgesteld. In een aantal faseringen wilden we een volledig nieuwe infrastructuur neerzetten. Daarbij hebben we strategisch gekozen voor de technologie van VMware. Dit was een van de belangrijkste besluiten. Want met de omvang van ons topklinisch opleidingsziekenhuis met drie locaties, 5.000 medewerkers en alle inhuis-technieken komende vanuit een fusie, zijn we ICT-technisch een relatief klein team. Dit is de reden dat we toentertijd kozen voor één bepaalde techniek die de drager zou worden voor al onze infrastructuren. Anderzijds wilden we een bewezen en gedegen platform waarin we al veel ervaring hebben, zodat we op korte termijn resultaten konden leveren met voldoende kwaliteit. Het doel van de roadmap was eerst een stevige basis te creëren waarop we verder kunnen uitbouwen”. De keuze is eerst gevallen op de VMware techniek met VDI-omgeving en later VMware Workspace ONE. Hiermee voorziet het team van Edwin het volledige ziekenhuispersoneel in ‘Anytime, Anywhere en met Any device’ te kunnen werken.
Edwin Mentink, ICT Manager bij HMC
Steeds meer SaaS applicaties en mobile devices
Met de stevige basis van een VDI-omgeving werd het voor HMC eenvoudiger om de vervolgstap te zetten in hun roadmap, namelijk het toevoegen van de nieuwe beleidslijn Mobile First. Deze stap is inmiddels succesvol afgerond. “De noodzaak om mobile devices met zorgapplicaties te ondersteunen, kwam voor ons steeds dichterbij,“ vervolgt Edwin. “We zien dat meer en verschillende type draagbare apparaten ons ziekenhuis binnen komen. Bovendien ontwikkelen leveranciers steeds vaker software voor ziekenhuizen op die mobile oplossingen. Een voorbeeld hiervan is Chipsoft Mobile Hix 6.3. Deze applicatie wil je gezien de privacygevoelige informatie, gegarandeerd veilig kunnen aanbieden en volledig in beheer nemen. Bovendien is het binnen de zorg een bekend gegeven dat we met minder mensen steeds meer moeten doen. Het zorgpersoneel staat onder druk. Als we dan kunnen helpen om deze druk te verlagen met behulp van techniek dan ben je als ziekenhuis goed bezig.”
Vanwege de integratie tussen bestaande server gebaseerde applicaties en mobile devices en een (wettelijke) noodzaak om voldoende beveiligingsmaatregelen te nemen, wilde HMC ook de mobile devices volledig in beheer nemen. Op deze manier wordt het mogelijk om centraal de zorgapplicaties snel, gemakkelijk én vooral veilig aan te kunnen bieden aan alle zorgmedewerkers via hun (eigen of HMC) tablet of telefoon. Om invulling te geven aan deze wens deed HMC samen met VMware onderzoek naar de mogelijkheden van VMware Workspace ONE, voorheen AirWatch. Dit Mobile Device Management platform bleek de juiste uitbreiding op de infrastructuur van HMC. Het team was verrast door de functionaliteiten van deze oplossing en ging op zoek naar een partij met expertise in Mobile Device Management (MDM). Zij vonden deze bij Fondo | PQR.
Veilig mobiel toegang tot het Elektronisch Patiënten Dossier
HMC heeft de vruchten geplukt van het uitvoeren van drie unieke mogelijkheden binnen één project. Het EUC team heeft het implementatieproject van VMware Workspace ONE inmiddels afgerond, inclusief de vereiste Two-Factor-Authenticatie. Daarmee voldoet HMC aan de richtlijnen die gesteld zijn binnen de Gedragslijn Toegangsbeveiliging Digitale Patiëntendossiers, opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). Aansluitend hebben ze ook succesvol de Chipsoft Mobile Hix 6.3 applicatie in beheer genomen. HMC is het tweede ziekenhuis in Nederland dat deze applicatie Mobile Hix 6.3 aan zorgverleners beschikbaar stelt.
Kees van Duijn, Product Owner en Teamleider van het EUC team bij HMC, vult Edwin aan: “We beschikken nu over een compleet platform dat onze dienstverlening aan de organisatie ondersteunt. We bieden ook als een van de eerste ziekenhuizen in Nederland onze zorgmedewerkers het gemak om via de mobiele applicatie Hix 6.3 veilig en op afstand, dat kan zijn thuis of andere (zorg)locatie, toegang te hebben tot het Elektronisch Patiënten Dossier via hun mobiele telefoon of tablet. Naast gemak, bijvoorbeeld wanneer een arts opgepiept wordt en snel meekijkt in patiëntgegevens, is er ook tijdwinst. Hij of zij kan direct helpen en hoeft niet eerst naar een werkplek te lopen.”
De samenwerking met Fondo | PQR is goed bevallen. Kees is enthousiast: “De hulp van de specialisten van Fondo | PQR, hun kennis en ervaring, heeft ons gebracht waar we nu staan. Tijdens het project deelden zij vooruitziende mogelijkheden met ons waardoor we verder vooruit dachten dan wij op dat moment deden. Daardoor hebben we gelijk meer stappen kunnen zetten en zijn we sneller en verder gekomen dan we vooraf in gedachte hadden.”
Multidisciplinair team
Een multidisciplinair team heeft hard gewerkt om het Workspace ONE platform, de mobiele applicatie Hix 6.3 en de noodzakelijke Two-Factor-Authenticatie faciliteiten te integreren binnen bestaande activiteiten. Jordy van Lierop, Infrastructure Engineer in het team van Kees, was samen met zijn directe collega Oscar Sick en EUC specialisten van Fondo | PQR betrokken bij het project. “Ik vind het leuk om nieuwe tools te leren kennen en was direct enthousiast om deze opdracht uit te voeren. De implementatie was een mooie uitdaging en niet alleen op technisch vlak. De adoptie van de nieuwe werkwijze door het verplicht stellen van de Two-Factor-Authenticatie methode en het onder beheer brengen van mobiele apparatuur heeft de nodige implementatie en acceptatie uitdagingen gekend. Voor ons team is dit een belangrijk leermoment geweest.”
De uitrol van de faciliteit viel ongelukkigerwijs samen met de implementatie van de nieuwste release van het ziekenhuis informatie systeem. Het EUC-team bood alle gebruikers de warme hand door extra tijd te nemen om naar de mensen toe te gaan om alle vragen te beantwoorden. “Uiteindelijk is de innovatieslag succesvol afgerond met veel leerpunten”, concludeert Edwin. “Doordat we veel zaken tegelijkertijd geïmplementeerd hebben, is het een groot project geworden. Mijn advies is daarom eerst het MDM-platform goed neer te zetten en goed in beheer te nemen. Je laat je snel verleiden om applicaties mee te implementeren en over de organisatie uit te rollen, omdat het zo makkelijk gaat.”
Best practice
Als IT-team iets nieuws leren kost veel tijd. Het nodige vallen en weer opstaan zorgt voor vertraging. Daarom gebruikt Edwin externe IT-specialisten, onder andere om dagelijkse werkzaamheden doorgang te laten vinden en eigen mensen vrij te spelen. Daarnaast haalt hij ook extra kennis en ervaring in huis die hem en zijn team helpt verder te komen en de kennis aan zijn team over te dragen. Edwin sluit af met het uitleggen van zijn filosofie. “We gaan altijd uit van ónze situatie. Met een zeer beperkt team moeten wij naast het noodzakelijke onderhoud ook veel projecten tegelijkertijd realiseren. Dit allemaal tegelijk terwijl de winkel open moet blijven. Wanneer wij nieuwe technieken willen opnemen halen wij áltijd externe expertise in huis. Heel bewust hebben wij Fondo | PQR gevraagd te komen. We hebben hen verteld wat wij willen bereiken op basis van onze Enterprise omgeving en infrastructuur. Ik vind dat je vooral moet luisteren naar partners met een bewezen track-record. Zeker wanneer je eigen organisatie nog geen ervaring heeft. De ervaring die Fondo | PQR meebrengt hebben wij omarmd en zij hebben samen met ons de best-practices succesvol bij HMC neergezet.”
Meer informatie over Haaglanden Medisch Centrum